Creați liste de extindere în Excel utilizând Validarea datelor


Dacă sunteți un utilizator Excel mare, atunci s-ar putea să vă aflați într-o situație în care ați fi dorit să fi putut pur și simplu să alegeți o valoare pentru o celulă dintr-o listă de opțiuni de alegere, mai degrabă decât să copiați și să inserați text între celule . De exemplu, să presupunem că aveți o fișă Excel pentru bugetul dvs. personal și de fiecare dată când introduceți o tranzacție într-un rând nou, introduceți dacă venitul sau o cheltuială.

Ei bine, uneori îl puteți scrie în mod incorect sau s-ar putea să aveți o listă lungă de diferite tipuri de cheltuieli și venituri, deci aceasta poate fi o durere pentru a vă menține și a vă aminti. O soluție ușoară în Excel este să vă creați o listă proprie de opțiuni scoase dintr-o anumită coloană din aceeași foaie sau din altă foaie. Acest lucru poate fi foarte util, deoarece acum puteți utiliza o singură foaie pentru a stoca toate listele dvs. de referință ca o bază de date și a le utiliza pe orice altă foaie din registrul de lucru.

Cum procedăm astfel? De fapt nu este foarte dificil! Iată cum:

1. Mai întâi, creați un registru de lucru nou și începeți pe Fișa1în rândul 1, coloana 1 (A1) și introduceți câteva categorii de cheltuieli în coloană. De exemplu, iată ce am găsit:

expense categories

2. Acum, când ați primit lista dvs. de referință, continuați și selectați celulele cu datele din ele. În cazul nostru, vom selecta celulele de la A1 la A8. Faceți clic stânga pe A1 și țineți apăsat butonul mouse-ului și trageți până când ajungeți la A8.

select cells

Acum, în căsuța din dreptul casetei de text din stânga (denumită și caseta Nume), introduceți un nume pentru listă și apăsați pe Enter. Am introdus Cheltuielipentru lista noastră. Acest lucru oferă celulelor de la A1 la A8 un nume astfel încât grupul de celule să poată fi acum referit printr-un nume mai degrabă decât să spună A1 până la A8.

named group excel

4. Acum putem folosi lista noastră pentru a crea un meniu derulant cu aceste valori. Mai întâi selectați celula în care doriți să fie creată lista dvs. drop-down. Aceasta poate fi pe aceeași foaie sau pe o foaie differnet. Am mers înainte și am selectat celula A1 din Sheet2 pentru exemplu.

Apoi, mergeți la meniul de sus și alegeți Dateleși apoi Validarea. Dacă utilizați o versiune a programului Excel cu interfața pentru panglică, va trebui să dați clic pe fila Datele.

data validation

În fila Setărialegeți Listăsub titlul Permiteți. Asigurați-vă că ați selectat drop-down în celulăși introduceți numele <*>semn în față. Deci ar trebui să fie "= Cheltuieli".

data validation list Acum, veți vedea că celula curentă pe care ați selectat-o ​​are o săgeată mică îndreptată spre ea. Faceți clic pe săgeata și veți vedea lista de elemente din cea pe care am introdus-o în Fișa 1.

excel dropdown list

Acum ce dacă aveți nevoie de această listă în 1000 de rânduri? Ei bine, este și ușor. Doar mutați cursorul în colțul din dreapta jos al celulei A1 și trageți-l până jos în măsura în care doriți. Toate celulele vor avea acum lista disponibilă.

drag dropdown list

multiple dropdown lists

Asta este! Amintiți-vă, acest lucru poate fi folosit pe orice fișă Excel în care aveți un fel de listă de căutare care trebuie să fie tipărite din nou și din nou. Folosind Validarea datelor, puteți evita erorile umane și crește eficiența. Dacă aveți întrebări cu privire la utilizarea listelor derulante în Excel, postați un comentariu și vom încerca să vă ajutăm. Bucurați-vă!

TUTORIAL Excel: Colorare celula in functie de valoare

Related posts:


16.08.2014