Căutarea modului de a fi mai organizat, asigurându-vă că pierdeți mai puțin timp este o luptă constantă, în special pentru persoanele care sunt foarte ocupate.
Există nenumărate cărți și mii de articole care acoperă „Obținerea lucrurilor făcute ”(GTD) principii. Dar pentru mulți oameni, ideile și principiile GTD pot simți atât de multă muncă încât, atunci când ați terminat organizarea, nu veți avea timp să efectuați efectiv niciun lucru.
De aceea este important să configurați aplicații și automatizări care îndeplinesc multe dintre principiile GTD pentru dvs. Sau cel puțin modul în care utilizați aceste aplicații, ar trebui să vă faceți organizarea și eficientizarea efortului fără efort.
Eliberați-vă mintea de dezordine cu o casetă de intrare
Când doriți să finalizați lucrurile, o „inbox” este critică. Nu o căsuță de e-mail, ci o casetă de mesaje pentru sarcini.
Cel mai important mod de a vă ajuta mintea să rămână concentrată și să fie mai organizat este să eliminați dezordinea. Clutter înseamnă acele idei sau momente în care vă reamintiți sarcinile pe care trebuie să le realizați. Aruncând acele distrageri trecătoare într-o cutie de primire, le puteți scoate din cap și evitați distragerea.
Nu contează ce aplicație de făcut folosiți pentru aceasta, atât timp cât are o casetă de e-mail. Cel mai bine este dacă aplicația include atât un instrument bazat pe web, cât și o aplicație mobilă, astfel încât să puteți colecta aceste idei indiferent de locul în care vă aflați sau ce faceți.
In_content_1 all: [300x250] / DFP: [640x360]->Faceți acest pas mai departe prin integrarea căsuței de e-mail în contul de e-mail. De exemplu, puteți instala un ToDoist pentru pluginul Gmail Chrome care integrează ToDoist cu contul dvs. de Gmail.
Cu acest plugin puteți selecta pictograma ToDoist în partea de sus a unui e-mail deschis. și utilizați funcția Sarcină adăugare rapidăpentru a adăuga e-mailul în căsuța de e-mail ca o sarcină nouă.
Acest lucru vă permite să evitați pierderea timpului în timp ce efectuați sarcini mici în timp ce încercați să obțineți căsuța de e-mail a avut grijă. Doar puneți deoparte e-mailurile care necesită timpul dvs. ca o sarcină nouă și continuați.
Cu cele mai multe aplicații de făcut, există de obicei și o extensie Chrome pentru browser.
Aceasta vă permite să adăugați o nouă sarcină pe baza informațiilor pe care le citiți pe o pagină web. Ideea este să vă oferiți modalități rapide și ușoare de a adăuga idei în căsuța de e-mail, astfel încât nu trebuie să încercați să le amintiți mai târziu.
Unul dintre cele mai bune moduri de a fi mai organizat este păstrarea dvs. mintea limpede și liberă.
Mențineți-vă calendarul organizat
Prea multe persoane încearcă să folosească calendarul și mesaje primite pentru același lucru; pentru a urmări sarcinile. Nu este pentru ce este un calendar.
Calendarul dvs. este acela în care programați doar evenimente legate de timp. Nu toate sarcinile. Calendarul dvs. ar trebui să includă doar următoarele elemente:
Aceste blocuri „timp de focalizare” nu ar trebui să fie specifice sarcinii în interiorul calendar. Aceasta este pentru ce faceți lista dvs. de activități, iar lista de activități este locul în care veți decide ce sarcină lucrați în timpul acestor blocuri de timp de focalizare.
Dincolo de evenimentele recurente, programările și timpul de focalizare, restul calendarului dvs. trebuie să rămână deschise pentru întâlniri sau alte sarcini neașteptate.
Dacă aveți timp disponibil, le puteți completa întotdeauna cu mai mult timp de concentrare pentru sarcinile dvs. Dacă întâlnirile sunt programate în timp de focalizare, atunci schimbați-l după cum este necesar.
Veți observa că calendarul de mai sus are Task Stagingîn fiecare dimineață și Revizuirea săptămânală a sarcinilor vineri. Acestea sunt locul în care vă sortați mesaje primite și planificați și acordați prioritate proiectelor, așa cum este descris în secțiunile de mai jos.
Culați lista de sarcini cu prioritățile schimbătoare
Viața se schimbă rapid și aceste modificări îți pot schimba prioritățile.
Orice listă de activități pe care o folosești ar trebui să fie organizată cu proiecte de nivel înalt care să reprezinte prioritățile de viață. De exemplu, principalele domenii importante ale vieții mele pe care mă concentrez cu sarcinile mele includ:
În timpul reviziei săptămânale a sarcinilor, doriți să scanați toate zonele activității dvs. și asigurați-vă că sarcinile pe care le-ați inclus în toate aceste proiecte sunt încă relevante și importante.
Faceți acest lucru fie modificând nivelul prioritar al sarcinilor, fie ștergându-le în întregime.
Unul dintre cele mai importante principii în GTD este scăparea de lucruri care nu mai sunt importante. Acestea sunt sarcini care ocupă doar spațiul și creează dezordine. A scăpa de acest dezordine este una dintre cele mai bune metode de a fi mai organizat.
Când priviți fiecare sarcină, urmați trei pași.
O modalitate ușoară de a vă asigura că faceți acest lucru săptămânal este de a utiliza aplicația mobilă de făcut și de a examina sarcinile și prioritățile. în timp ce te relaxezi acasă. Așezați-vă pe punte, luați o cafea și scanați și re-acordați prioritate sarcinilor.
Planificați proiectele în mod corespunzător și supraestimați
Petreceți timp în fiecare dimineață lucrând în căsuța de bord pentru a face și planificând două componente principale ale fiecărei sarcini. ul>
Estimarea timpului este pur și simplu o judecată despre efort. Dacă vi s-ar fi acordat o singură ședință, ar fi nevoie de 5-15 minute, 15-30 minute, 30-60 minute sau peste o oră? Creați etichete colorate pentru aceste intervale de timp și aplicați-le la fiecare nouă sarcină.
Când estimați timpul pe care îl duc sarcinile, întotdeauna ușor supraestimați. În caz contrar, te vei regăsi în mod constant fără timp, cu sarcini care nu au fost finalizate.
Criticitatea fiecărei sarcini este cât de curând vei avea nevoie pentru a o finaliza? Șeful tău a spus să primești un raport făcut până vineri? Aceasta este o „prioritate 1” pe care ar trebui să o evidențiați în roșu. Este un capitol al unei cărți pe care ați dori să o scrieți într-o zi? Aceasta este o „prioritate 3” și evidențiată în albastru.
Culorile specifice nu contează, atât timp cât înțelegeți ce înseamnă culorile.
Combinați sarcinile cu lucrurile care vă place să faceți
Nu totul trebuie să se simtă ca o corvoadă. De fapt, cu cât puteți combina mai multe sarcini între ele, cu atât vă veți elibera mai mult timp.
Iată câteva exemple.
Cu puțină creativitate, puteți combinați multe dintre sarcinile din lista de activități și completați mai multe sarcini în timpul suprapunerii de ore din programul dvs..
Prioritizarea folosirii timpului, mai degrabă decât importanța
Când faceți prioritizarea sarcinilor, nu vă gândiți la ele în ceea ce privește importanța lor sunt la obiectivele tale de mult timp. Gândiți-vă la ele în termeni de urgență.
Cât de urgent trebuie să faceți acea sarcină? Ce s-ar întâmpla dacă ați lua o altă zi sau o altă săptămână pentru a o realiza?
Singurele sarcini care ar trebui să fie „Prioritate 1” sunt cele care au un termen limită în 24 de ore. Dacă mai aveți câteva zile (mai târziu), atunci faceți-o „prioritate 2”. Pentru orice sarcini pe care doriți să le terminați „într-o zi” dacă aveți timp, faceți-o „prioritate 3”.
În fiecare dimineață, consultați programul zilnic pentru a vă asigura că este echilibrat și realist.
Dacă există o mulțime de roșii, aruncați o privire la estimările de timp pentru aceste sarcini și asigurați-vă că acestea se pot încadra în blocurile dvs. de timp de focalizare. Dacă nu, atunci trebuie să contactați cine a făcut termenul limită pentru dvs., fie cereți un termen mai târziu, fie delegați pe cineva din echipa dvs. care are timpul.
Ar trebui să vă ocupați de tot în termeni de „timp”. Importanța înseamnă „cât timp mai rămâne pentru a finaliza această sarcină?”
Odată ce timpul de focalizare ajunge în timpul zilei, închideți orice altceva (inclusiv e-mailul) și începeți să lucrați prin acele sarcini.
Utilizarea mementourilor în mod eficient
Memento-urile pot fi extrem de enervante dacă nu le folosești eficient. Ar trebui să setați mementouri doar pentru sarcini legate de timp, cum ar fi programări sau întâlniri.
Nu aveți nevoie de memento-uri pentru sarcinile de lucru, pentru că ați dedicat timp de focalizare în calendar pentru a face față celor.
De asemenea, ar trebui să setați mementourile să apară pe dispozitivele pe care le veți folosi atunci când are loc acel eveniment. De exemplu:
Gândiți-vă întotdeauna unde veți fi chiar înainte de a avea nevoie pentru a finaliza sarcina și setați creează în mod corespunzător memento-ul potrivit pe dispozitivul și aplicația potrivită.
Utilizați efectiv sesiunile de lucru focalizate
Deci, timpul de focalizare a sosit. Ce acum?
Asigurați-vă că mediul dvs. este favorabil concentrării și productivității. Închide ușa biroului. Jucați muzica preferată calmantă. Stați la computer și începeți să vă concentrați numai asupra sarcinii disponibile și nimic altceva.
Timpul de focalizare este timpul tău de a străluci. Atunci este în sfârșit cum ai terminat lucrurile. Productivitatea ta finală la sfârșitul zilei depinde în mare măsură de cât de bine te poți concentra efectiv în timpul „timpului de focalizare”.
Vrei să îți îmbunătățești productivitatea? Utilizați un aplicația online Pomodoro pentru a vă asigura că faceți pauze scurte la intervale regulate. Acest lucru vă va ajuta să rămâneți și mai reîncărcați și concentrați.
Amintiți-vă să vă concentrați asupra imaginii mari
Cel puțin o dată pe lună, ar trebui să vă analizați Obiective cu imagini mari pentru a vă asigura că tot ceea ce lucrați este aliniat la obiectivele mari ale vieții dvs. Vă recomand cu mare drag utilizarea unei aplicații de planificare a obiectivelor, cum ar fi Goalscape.
Acesta este un mod creativ de a vizualiza obiectivele tale importante de viață în interiorul unui cerc. Succesul în jurul acelui cerc sunt lucrurile pe care trebuie să le îndeplinești pentru a atinge aceste mari obiective. Cu cât mergeți mai departe spre exterior, cu atât obiectivele sunt mai mici. Inelele exterioare formează blocurile care conțin sarcinile la care lucrați în prezent.
Revederea cercului dvs. de obiectiv în fiecare lună pe măsură ce viața dvs. se schimbă vă poate ajuta să eliminați lucrurile care nu mai contează pentru dvs. și să adăugați lucruri noi asta face.
Utilizați aceste obiective mai mari pentru a direcționa modul în care mergeți cu privire la declanșarea și prioritizarea sarcinilor pe care le-ați configurat în lista de activități.
Dacă Goalscape nu funcționează pentru dvs., există o mulțime de alte aplicații de planificare a obiectivelor dintre care să alegeți.
Nu exagerați sau supraorganizați
Majoritatea important este, lăsați instrumentele să își facă treaba. Ar trebui să cheltuiți doar sesiunile de revizuire pentru a vă organiza și planifica, dar nu vă concentrați atât de mult pe planificarea și organizarea sarcinilor, încât niciodată să nu faceți niciun lucru efectiv.
Acesta este motivul pentru care planificați zilnic, săptămânal, iar sesiunile lunare de revizuire sunt modul de a fi mai organizat. Acestea sunt timpurile dedicate gestionării rutinei dvs. GTD. În afară de asta, este vorba despre… finalizarea lucrurilor.
Ce sfaturi aveți despre rezolvarea lucrurilor? Ceea ce nu am acoperit deja aici? Spuneți-ne în comentarii.