Căutarea prin e-mail Outlook se poate dovedi a fi o sarcină dificilă dacă sunteți cineva ca mine cu mai multe fișiere PST și zeci de mii de e-mailuri care durează decenii. Cele mai multe medii corporative utilizează Outlook pentru e-mail și multe persoane ajung să aibă emailuri de afaceri și personale stocate în Outlook.
În versiunile mai vechi ale Outlook, aveați nevoie de alte programe de completare, cum ar fi Xobni, pentru a căuta rapid e-mailurile. Din fericire, de la Office 2010, Microsoft a creat o funcție de căutare utilizabilă care funcționează și vă permite să găsiți rapid e-mailurile utilizând o mare varietate de filtre. Puteți căuta text, adrese, atașamente, expeditori etc. și puteți filtra după dată, dimensiune, subiect, importanță și multe altele.
În acest articol, vă voi arăta cum să vă asigurați toate e-mailurile dvs. sunt indexate de Windows și apoi cum să efectuați diferite tipuri de căutări în funcție de ceea ce căutați.
Rețineți că acest articol presupune că lucrați la Office 2010, 2013 sau 2016, deoarece versiunile respective sunt cel mai bun pentru căutare.
Activare indexare
Înainte de a putea efectua căutări rapide în Outlook, trebuie să vă asigurați că toate e-mailurile dvs. au fost indexate. Pentru a verifica acest lucru, faceți clic în caseta de căutare pe care o vedeți în partea de sus a căsuței poștale de e-mail.
caseta de căutare, veți vedea în fișier panglica Instrumente de căutare. În partea dreaptă, faceți clic pe Instrumentele de căutare, apoi faceți clic pe Opțiuni căutare.
p>Sub Surse, faceți clic pe butonul Opțiuni de indexare.
ajungeți la ecranul Opțiuni de indexaredin Windows unde puteți alege și alege diferitele locații pe care doriți să le indexați. Dacă nu apare Microsoft Outlookîn listă, trebuie să faceți clic pe butonul Modificați.
Continuați să verificați Microsoft Outlookși apoi faceți clic pe OK.
indexarea e-mailurilor imediat și puteți verifica pentru a vedea când sa terminat făcând clic pe Starea indexuluisub Instrumentele de căutare, după cum se arată mai sus.
Veți vedea un mesaj care indică câte elemente sunt lăsate să fie indexate și odată finalizate, se va spune că Outlook a terminat să indexeze toate elementele dvs. Acum, să învățăm cum să căutăm în Outlook.
Efectuarea căutărilor în Outlook
Pentru a începe căutarea în Outlook, faceți clic pe Inbox. Dacă faceți clic pe Inbox, veți observa că caseta va afișa Căsuța poștală curentă. Puteți să faceți clic pe meniul derulant mic spre dreapta și să alegeți din alte opțiuni, cum ar fi Folder curent, Subfoldereși Toate elementele Outlook. >
Când faceți clic pe Inbox, este selectată automat Căsuța poștală curentă. Aceasta va căuta toate e-mailurile din întreaga căsuță poștală, inclusiv toate sub Primite, Articole expediate, Elemente șterse, Căsuță ieșire etc. Dacă dați clic pe un anumit dosar, caseta de căutare implicită va fi Folder curentdoar căutați e-mailul din acel dosar, fără a include subdirectoare.
Dacă aveți un dosar care are sub-dosare, asigurați-vă că selectați Subfolderedin meniul derulant, pentru a căuta numai subfolderele.
că, să învățăm cum să efectuăm diferite tipuri de căutări în Outlook. Există două moduri de a face acest lucru: utilizând panglica Căutare sau utilizând sintaxa interogării de căutare. Așa cum ați putea spune, ultima opțiune este mai tehnică, dar vă permite să creați anumite căutări complicate.
Utilizarea instrumentelor de căutare în Outlook
Să începem cu metoda mai ușoară care va funcționa foarte bine pentru majoritatea oamenilor. Dați clic în caseta de căutare după ce ați ales Inbox sau un dosar și apoi faceți clic pe Instrumentele de căutaredin panglică. Să aruncăm o privire la toate opțiunile diferite.
În extrema stângă este Domeniul de aplicarela fel ca caseta de dropdown pe care am menționat-o mai sus. Următorul este Rezultate, care nu va fi activ până când nu efectuați o căutare. În mod prestabilit, Outlook vă va afișa numai cele mai recente elemente care se potrivesc cu o căutare și este posibil să nu vă afișeze toate rezultatele. Puteți să dați clic pe Includeți rezultate mai vechipentru a afișa toate rezultatele sau pentru a derula în partea de jos a rezultatelor căutării și alegeți Afișați mai multe.
Rafinareeste locul unde putem cu adevărat să căutăm și să găsim exact ceea ce căutăm. În primul rând, cum facem să căutăm text exact în Outlook? Să presupunem că doriți să găsiți toate e-mailurile cu SSN sau cu un anumit cuvânt. În aceste cazuri, utilizați doar ghilimele duble.
Mai sus, am căutat cuvântul sherlockîn citate dublă. Dacă cuvântul este în linia de subiect, acesta va fi evidențiat cu galben. Când faceți clic pe oricare dintre e-mailuri, veți vedea, de asemenea, cuvântul evidențiat pentru dvs., ceea ce este convenabil.
Acesta este unul dintre cele mai frecvente tipuri de căutări. O altă căutare obișnuită este prin expeditor. Acest lucru este foarte ușor de făcut în Outlook. Trebuie doar să dați clic pe butonul De ladin panglică și să începeți să tastați numele persoanei sau adresa de e-mail.
p>Dacă doriți să adăugați mai multe criterii de căutare, cum ar fi numai să vedeți e-mailuri de la un anumit expeditor care are atașamente, ați face clic pe butonul Are atașamente.
Puteți continua să adăugați mai multe filtre pentru a reduce setul de e-mailuri rezultat. Cele mai multe dintre celelalte opțiuni sunt destul de explicative, cum ar fi Necitit, Semnalat, Important, etc. Dacă doriți să căutați după dată, puteți face clic pe Această săptămână și veți primi câteva opțiuni cum ar fi Săptămâna aceasta, An, etc, dar este vorba despre asta.
Dacă doriți să căutați după dată sau să faceți ceva de genul găsi cele mai vechi e-mailuri din Outlook, trebuie să utilizeze opțiunea Căutare avansată sau sintaxa interogării. Să începem cu Căutare avansată. Pentru a ajunge la aceasta, trebuie să faceți din nou clic pe Instrumentele de căutare și să alegeți Căutare avansată.
căutarea caută doar dosarul curent pe care l-ați selectat în mod implicit. Dacă doriți să căutați totul, trebuie să faceți clic pe butonul Navigaredin partea dreaptă sus.
Dacă doriți să căutați totul, selectați Inbox și apoi bifați caseta Căutare subfolderedin partea de jos.
p>
Acum pe ecranul principal de căutare, veți vedea Oraîn partea inferioară, dar vă oferă numai aceleași opțiuni ca dropdown în panglică. Pentru a face o căutare mai avansată, trebuie să faceți clic pe fila Advanced.
aveți propriile criterii de căutare. Dați clic pe Câmp, apoi treceți la Câmpurile de dată / o datăși selectați Primite. Acum faceți clic pe Condițieși derulați în jos până când veți vedea alte opțiuni, cum ar fi în sau după, în sau înainteși
Dacă alegeți între, puteți introduce date precum 01 / 01/2005 și 12/31/2005, apoi faceți clic pe Adăugați la listă. Iată cum arată căutarea mea.
Rețineți că puteți continua să adăugați mai multe criterii în listă pentru a restrânge rezultatele. În exemplul de mai sus, voi primi toate e-mailurile din intervalul de date, care probabil vor fi prea multe.
Dacă doriți să găsiți cea mai veche e-mail în Outlook, alegeți pe sau înainte deși apoi introduceți doar orice dată pe care credeți că este destul de veche.
Ajustați data în funcție de câte e-mailuri primite. Ar trebui să fie destul de ușor să găsiți cea mai veche e-mail din întregul fișier Outlook folosind această căutare.
O altă căutare populară este să căutați cel mai mare e-mail din fișierul PST. Pentru aceasta, faceți clic pe fila Mai multe opțiunidin Căutare avansată și veți vedea o opțiune pentru dimensiune în partea de jos. Alegeți mai mare decâtși apoi introduceți o valoare în kilobyte. Dacă doriți să găsiți e-mailuri mai mari de 5 MB, de exemplu, tastați 5000.
sunt doar câteva dintre căutările pe care le puteți efectua utilizând Advanced Find. În plus, puteți introduce toate acestea în caseta de căutare utilizând sintaxa de căutare și obțineți aceleași rezultate. De exemplu, pot pur și simplu tastați messagesize: & gt; 5MBși obțineți aceleași rezultate.
Nu treceți prin toate opțiunile de căutare diferite din această postare deoarece Microsoft are o pagină care afișează toate opțiunile de sintaxă de căutare diferite. Sperăm că, folosind instrumentele de mai sus, veți putea găsi e-mailul pe care îl căutați. Bucurați-vă!