Sunteți un cursant vizual în căutarea unui instrument puternic de gestionare a proiectelor? Nu te uita mai departe de Trello. Trello este ușor de utilizat, intuitiv, colaborativ și vizual. evaluează bine în raport cu aplicații similare și vă permite să acordați prioritate și să organizați proiectele folosind forumuri, carduri și liste. Utilizatorii pot adăuga atașamente, comentarii, liste de verificare și date scadente la proiecte și sarcini.
Printre cele mai ingenioase strategii pentru a obține la maximum Trello se numără:
Creare carduri din foi de calcul
Dacă ați folosit anterior foile de calcul pentru organizarea și urmărirea proiectelor dvs., trecerea la Trello este simplă. Nu este necesar să începeți de la zero.
Pe măsură ce vă deplasați dintr-o listă dintr-o foaie de calcul, veți dori să creați o carte diferită pentru fiecare element.
Crearea unui flux de lucru
Un flux de lucru este un proces de completare a sarcinilor pentru un proiect de la inițiere până la finalizare.
Este posibil să nu fiți conștienți că utilizați fluxuri de muncă în viața de zi cu zi, ori de câte ori există un proces necesar pentru a obține ceva.
De exemplu, gândiți-vă să planificați o cină de Ziua Recunostinței pentru familia dvs. extinsă. Dacă descompuneti tot ce aveți nevoie pentru a îndeplini sarcinile, veți da seama că dacă veți rata un pas, ceva va lipsi din cină.
Aceste sarcini fac parte din fluxul de lucru.
Mai jos sunt prezentate câteva exemple de fluxuri de lucru pe care le puteți utiliza pentru a fi mai productiv în afacerea dvs.
Pentru -Do, Doing, Terminat
Acesta este un flux de lucru simplu care urmărește ceea ce trebuie să faceți, ce lucrați în prezent și ce s-a finalizat.
Utilizarea unui flux de lucru ca acesta face mult mai ușor să urmăriți un proiect care are mai multe sarcini. Este mai ușor de urmărit într-o placă vizuală decât pe liste de hârtie sau în cap.
Puteți adăuga chiar și o listă pentru sarcini care nu trebuie neapărat să fie completate imediat pentru a urmări și să nu uiți nimic.
Folosiți fluxurile de lucru pentru:
Fluxurile de lucru țin totul într-un singur loc și sunt accesibile tuturor celor care sunt în cele din urmă responsabile de realizarea corectă și la timp a unui loc de muncă.
Puteți crește productivitatea în continuare cu conectarea chat-ului echipei Chanty, astfel încât atunci când o anumită acțiune are loc în Trello, întreaga echipă poate fi, de asemenea, notificată. Aceste notificări pot include cazuri în care:
Utilizarea eficientă a etichetelor
Utilizarea etichetelor în Trello adaugă un strat de coduri de culori și date vizuale pe cardurile de pe bord. Dacă nu le folosești, nu profitați la maxim de sistemul Trello.
Utilizați etichete pentru:
Dați fiecărei etichete un nume
Este util să acordați fiecăruia etichetați un nume pentru identificare ușoară. Când faceți clic pe o carte, oricine are acces la placă poate vedea ce reprezintă fiecare culoare.
Cu toate acestea, ar fi mult mai ușor să puteți vedea numele etichetelor din vizualizarea plăcii, fără a fi nevoie să treceți peste ea . Acest lucru este ușor de remediat.
Faceți clic pe orice etichetă din vizualizarea plăcii și numele va apărea pentru toate etichetele.
Aplicați sau eliminați etichetele pentru un card
Există mai multe moduri de a edita o etichetă pe un card, inclusiv:
O altă comandă rapidă implică ordinea în care apar etichetele în meniu. Prima poziție este 1, a doua este 2și așa mai departe pe linia de etichete.
Cel mai rapid mod de a adăuga sau elimina o etichetă pe placă este să treceți peste card și să faceți clic pe cheia numerică a cuvântului dvs. cheie care corespunde poziției etichetei din meniu.
Sortarea cărților pe o listă
Dacă doriți să puteți pentru a vizualiza sarcinile care se datorează mai întâi sau care ar putea să cadă prin fisuri, puteți sorta cărțile pe o listă. Puteți sorta după criterii specifice, cum ar fi data de scadență și data creată.
Rețineți că singurele opțiuni disponibile sunt criteriile utilizate pe carduri. De exemplu, dacă nu aveți data scadentăpe niciuna dintre cărți, nu veți putea să o utilizați pentru sortare.
Adăugați carduri noi oriunde pe Lista dvs.
Nu trebuie să vă preocupați dacă doriți să adăugați o carte în partea de sus a unei liste lungi. Nu trebuie să o trageți din poziția de jos în partea de sus.
În schimb, puteți face dublu clic între două cărți din orice listă pentru a adăuga una nouă. Sau puteți adăuga un card în partea de jos și puteți utiliza opțiunea Mutarepentru a-i schimba poziția.
Transmiterea e-mailurilor în carduri Trello
Unul dintre numeroasele avantaje ale utilizării Trello pentru managementul și colaborarea proiectelor este de a evita numeroasele e-mailuri zilnice înainte și înapoi membrii echipei sau clienții.
De exemplu, mai degrabă decât copierea de la Gmail în sarcinile Trello, puteți transforma e-mailurile în carduri direct din e-mailul sau inbox-ul Gmail.
După ce cunoașteți adresa de e-mail unică a unui consiliu, puteți să-i trimiteți orice e-mail. Trello va crea automat o carte din conținutul e-mailului.
Un alt sfat pe care poate nu îl știți este că cardurile au și propria lor adresă de e-mail unică. Puteți trimite orice e-mail către acea adresă, unde va fi transformată automat într-un comentariu pe card.
Acest lucru este deosebit de util dacă membrii echipei dvs. trimit multe feedback prin e-mail.
Comenzi rapide de la tastatură
Așa cum v-am arătat mai sus cu etichete, folosirea de comenzi rapide de la tastatură poate reduce timpul petrecut și vă poate crește eficiența atunci când utilizați Trello.
Există multe comenzi rapide disponibile pentru a vă economisi timp, cum ar fi:
Vedeți Scurtături de la tastatură Trello: o foaie de înșelătorie infografică pentru o listă completă.
Evidențiați panourile la care accesați cel mai des
Dacă lucrați cu multe echipe și care au mai multe table, ar putea fi greoaie să găsești pe cele pe care le folosești cel mai des.
Este ușor de remediat. Pur și simplu accesați placa și faceți clic pe butonul Steaua. Acest lucru va adăuga placa în secțiunea Panouri marcatedin secțiunea Panouri(colțul din stânga sus).
Tablourile selectate care vor fi incluse pe măsură ce stelele vor apărea în partea de sus a ceea ce ar putea fi o listă foarte lungă de plăci.
Conectare cărți
Vor fi momente când lucrând cu Trello că veți dori să faceți o conexiune între una sau mai multe cărți de pe același bord sau chiar o carte de la un alt bord.
Când alegeți o placă sau o carte sub zona de atașare, veți vedea o imagine a cardului pe care l-ați atașat, inclusiv:
Dacă faceți clic pe pe imagine, Trello te va duce direct la cealaltă carte.
Creează o conexiune între cărți
Drag & Drop
Funcția de drag and drop a lui Trello face foarte ușor să mutați articole pe placa dvs. Mutați o carte făcând clic pe ea și trăgând-o în sus sau în jos pe aceeași listă sau într-o listă diferită.
Listele pot fi mutate într-o poziție diferită pe o placă în același mod făcând clic și glisând.
Dacă nu ați încercat Trello, habar nu aveți ce vă lipsește. Este un instrument foarte puternic și intuitiv pentru gestionarea proiectelor și sarcinilor.