Dacă sunteți utilizator Microsoft 365, este posibil să fi văzut pictograma pentru aplicația Power Automate listată printre aplicațiile Microsoft cu care sunteți mai familiarizați, cum ar fi excela, Powerpoint și Outlook. Vom discuta despre ce este Power Automate și ce poate face. Apoi vom analiza câteva șabloane utile Power Automate pe care le puteți implementa imediat.
Multe slujbe de birou implică sarcini repetitive care nu necesită efectuarea de către un om de știință de rachete - lucruri precum salvarea unui atașament de e-mail într-un anumit folder de pe OneDrive sau Dropbox sau crearea unei sarcini în Microsoft Planificator dintr-un mesaj în Microsoft Teams. Acestea sunt tipurile de sarcini pe care Power Automate le-a făcut.
Ce este Microsoft Power Automate?
Microsoft Power Automate se numea Microsoft Flow. Este un set de instrumente similar cu IFTTT (Dacă acesta este atunci) pe care îl puteți utiliza pentru a face lucruri precum:
Cu alte cuvinte, Microsoft Power Automate vă permite să înlocuiți procesele manuale și uneori complexe cu fluxuri de lucru automatizate.
Nu doar pentru aplicațiile Microsoft
După cum vă așteptați, Microsoft Power Automate se conectează la alte aplicații Microsoft. De exemplu, puteți configura un proces în Power Automate care preia un mesaj pe care îl primiți în Microsoft Teams și îl salvează în Microsoft OneNote.
Dar ceea ce face ca Power Automate să fie cu adevărat util este că se poate conecta și la o tonde aplicații terțe. Ultima dată când am verificat, Power Automate se conectează la peste 500 de alte servicii. Whoa.
Trei tipuri de fluxuri
Microsoft clasifică lucrurile pe care le puteți face în Power Automate în trei tipuri de fluxuri:
Să uitați-vă la fiecare tip de flux și analizați de ce s-ar putea să îl utilizați.
Fluxurile cloud ale Power Automate
Fluxurile cloud din Microsoft Power Automate pot fi împărțite în trei categorii:
Fluxurile automate sunt declanșate de un eveniment, ca atunci când un un nou tweet este postat cu un anumit hashtag sau când primiți un e-mail de la o anumită persoană. Puteți utiliza un flux automat pentru a conecta conturile și a le permite să comunice între ele. De exemplu, puteți crea o automatizare care vă trimite un mesaj text de fiecare dată când primiți un e-mail de la șeful dvs. Să presupunem că trimiteți prin e-mail în mod repetat echipei dvs. un memento pentru a vă alătura întâlnirii zilnice a echipei. Puteți crea un buton pentru a automatiza acest lucru. Creați butonul și, de fiecare dată când faceți clic pe butonul respectiv, un e-mail este trimis automat echipei dvs. reamintindu-le să se alăture întâlnirii. Acest lucru nu numai că vă va economisi timp, dar va reduce și greșelile, cum ar fi lăsarea accidentală pe cineva din e-mail.
Un flux programat automatizează sarcinile într-un program. De exemplu, puteți crea un flux programat care încarcă automat date pe un site SharePoint sau într-o anumită bază de date.
Acestea sunt cele trei tipuri de fluxuri Power Automate care se ocupă de informații în cloud. În continuare, vom analiza fluxurile pentru sarcinile pe care le efectuați pe desktop.
Fluxurile de desktop ale Power Automate
Microsoft are un instrument numit Power Automate Desktop care extinde capacitățile Power Automate, permițându-vă să automatizați procesele repetitive de pe desktop și care include acțiuni pe care le efectuați pe web. Este similar cu înregistrarea unei macrocomenzi în Excel. Puteți înregistra o serie de acțiuni și puteți specifica condițiile care trebuie să fie adevărate pentru a declanșa acel set de acțiuni.
De exemplu, puteți crea un flux de desktop care extrage date din un site web și îl adaugă într-un fișier Excel. Sau puteți configura un flux care combină documentele Microsoft Word în PDF-uri.
Fluxurile de proces de afaceri ale Power Automate
Să presupunem că aveți angajați care răspund solicitărilor de servicii pentru clienți. Indiferent ce angajat interacționează cu un client, doriți ca aceștia să urmeze exact aceiași pași, astfel încât experiența clientului să fie consecventă.
Cu alte cuvinte, puteți utiliza un proces de afaceri pentru a configura o serie de pași pe care oamenii trebuie să-i urmeze pentru a obține un anumit rezultat. În loc să se bazeze doar pe formarea angajaților, fluxurile de proces de afaceri îi ghidează pe angajat și îi ajută să evite greșelile.
Șabloane de automatizare utile Power
Poate cel mai simplu mod de a vă înfășura mintea în jurul a ceea ce Microsoft Power Automatizarea poate fi explorarea unor șabloane. Dacă ați folosit IFTTT, sunteți familiarizat cu acest concept. Șabloanele Power Automate sunt la fel ca applet-uri sau rețete în IFTTT.
Puteți utiliza șabloanele Power Automate ca atare sau le puteți modifica pentru a se potrivi circumstanțelor și obiectivelor dvs. specifice. Iată câteva pentru a începe.
Șabloane de flux automatizate utile
Ori de câte ori primiți un e-mail cu atașament, atașamentul va fi salvat în OneDrive într-un folder numit Atașamente de e-mail de la Power Automate.
De fiecare dată când apare un tweet despre un cuvânt cheie pe care îl specificați, Power Automate va trimite un e-mail cu câteva detalii de bază despre utilizator despre contul care a postat tweet-ul.
Șabloane utile de flux instantaneu
Acest șablon de flux creează un buton care vă va trimite un memento întârziat personalizat.
Acest flux vă permite să programați o întâlnire cu expeditorul oricărui mesaj de pe un canal sau chat Microsoft Teams.
Programat util Șabloane de flux
Acest șablon vă va analiza calendarul și vă va trimite un rezumat prin e-mail al săptămânii viitoare, inclusiv informații despre zboruri, hoteluri și vreme.
Acesta este unul excelent pentru persoanele care uită să se uite la programul de mâine, dar verifică frecvent e-mailurile. Dacă au loc întâlniri a doua zi înainte de ora specificată, acesta va trimite un memento către e-mailul dvs. Outlook.
Petreceți mai mult timp făcând lucrurile pe care nimeni nu le poate face
Sloganul Microsoft pentru Power Automate este „Aveți grijă de ceea ce este important. Automatizează restul. ” Trebuie să recunoașteți, au un punct. Dacă automatizați ceea ce poate fi automatizat, acest lucru vă lasă mai mult timp pentru lucruri mai importante precum strategii, gândire profundă și relaxare. Viitorul este acum și este timpul să puneți roboții la dispoziție!