Sfaturi Todoist GTD pentru a vă spori productivitatea

Fie că sunteți un expert experimentat GTD Getting Things Done, fie că abia ați început să aflați despre procesul GTD, Todoist este de departe cea mai bună aplicație de listă de sarcini pentru a vă sprijini GTD flux de lucru.

De ce este asta? Există o mulțime de motive care au legătură cu caracteristicile, aspectul și faptul că funcționalitatea implicită acceptă în mod natural structura GTD pe care o veți construi în interiorul său.

Chiar dacă nu ați auzit niciodată de GTD, următoarele vor include sfaturi de bază GTD pentru începeți și cum puteți utiliza Todoist pentru a face acest lucru.

Notă: Versiunea exactă a GTD utilizată în acest articol este construită pe baza principiilor expuse de Carl Pullein și lui Viața ta digitală 3.0 Clasa online (pe care îl recomand cu drag). Acest articol oferă doar cum să utilizați Todoist ca parte a sistemului respectiv. Există multe detalii pe care nu avem spațiu să le includem în acest articol.

Ce înseamnă obținerea lucrurilor (GTD)?

Principiile Obținerea lucrurilor realizate există de ceva vreme. Nu trebuie să utilizați instrumente sau aplicații stabilite, dar principiile de bază de bază ale oricărei abordări sunt în esență aceleași.

GTD vă ajută să vă goliți mintea de tot ceea ce înoată în ea toată ziua. Acest lucru vă eliberează creierul pentru a vă concentra cu adevărat asupra sarcinii din fața dvs., în loc să vă distrageți în permanență.

Funcționează oferindu-vă o serie de pași pe care îi parcurgeți în fiecare săptămână pentru a rămâne organizat. Acești pași includ:

Capturareafiecărei idei, sarcini, element de acțiune sau întâlnire care apare. Ai putea fi în mijlocul unei întâlniri, iar șeful tău îți oferă o acțiune. S-ar putea să vă plimbați în parc și să aveți o idee minunată pentru o carte pe care doriți să o scrieți. Nu contează când, unde sau cum - ori de câte ori vă gândiți la ceva ce trebuie să faceți, îl veți surprinde în „Mesaje primite”.

Clarificareaacelor idei împărțindu-le în sarcini, atribuindu-le o prioritate și acordându-le o dată scadentă dacă sunteți gata să lucrați la ele în curând.

Organizareasarcinilor punându-le în o găleată la care veți ajunge în cele din urmă, pe baza priorității. Dacă intenționați să lucrați la sarcină în curând, îl veți adăuga și în calendarul dvs. (și Todoist vă poate ajuta să automatizați acest lucru).

Revizuireafiecărei „bucket” și deplasarea tuturor acelor idei organizate în sus pe scară până când cele mai presante ajung în calendarul dvs. și în timpul de focalizare.

Îngrijireaatenției dvs. depline asupra acelor sarcini care au făcut-o în cele din urmă în fața ta, la orele pe care le-ai programat.

Nu numai că GTD te ajută să devii mai productiv și mai organizat, dar te poate ajuta și să ajungi la Inbox Zero (nu mai există e-mailuri în căsuța de e-mail), deoarece veți nu amâna niciodată să primiți e-mailurile primite. Veți procesa totul imediat folosind sistemul GTD de mai sus.

Cum să construiești o structură Todoist GTD

Acum că știi principiile de bază ale GTD, să aruncăm o privire mai atentă asupra modului în care Todoist poate ajuta.

Primul lucru Vreau să fac este să creăm o nouă structură de proiecte părinte în Todoist care conține toate gălețile pentru organizarea diferitelor sarcini primite.

Aceste găleți (dosare părinte) includ:

Mesaje primite: aici intră toate acele idei primite. Când primiți un e-mail care necesită o acțiune, veți pune acțiunea aici și arhivați imediat e-mailul. Dacă primiți o acțiune într-o întâlnire, veți introduce acea acțiune aici. Orice lucru pe care trebuie să îl acționați merge direct în Mesaje primite.

Notă: Todoist are o secțiune Mesaje primite implicite, deci nu va trebui să creați acest lucru unul manual.

următoarele câteva foldere de proiect pe care le veți crea sunt în care veți muta articole în timpul sesiunilor de clarificare și organizare zilnice de la sfârșitul zilei. Acestea includ:

Săptămâna aceasta: articolele la care doriți să lucrați imediat, în cursul săptămânii curente, vor intra în acest proiect. Când le puneți aici, veți atribui și o dată scadentă. Dacă integrați Todoist cu calendarul dvs., Todoist îl va adăuga automat în calendarul dvs. pentru dvs.

Săptămâna viitoare: elemente din căsuța de e-mail pe care le doriți de făcut în curând, dar nu sunt atât de urgente, trebuie să le finalizați săptămâna aceasta, va intra în proiectul Săptămâna viitoare. Nu este necesară o dată scadentă.

Luna aceasta: articolele pe care doriți să le faceți destul de curând, dar care pot aștepta o săptămână sau două, vor intra în acest proiect . Nu atașați nici o dată de scadență aici.

Luna viitoare: sarcinile pe care doriți să le efectuați în cele din urmă, dar știți că pot aștepta destul de mult accesați folderul Luna următoare fără o dată scadentă.

Există încă două proiecte pe care va trebui să le creați pentru sarcini speciale.

Domenii de concentrare recurente: acestea sunt lucruri pe care trebuie să le faceți în mod regulat legate de obiective care sunt importante pentru dvs., cum ar fi să luați un curs online în fiecare lună.

Rutine: acestea sunt sarcini care nu pot fi legate de obiectivele dvs., dar pe care trebuie să le faceți în fiecare săptămână, cum ar fi exerciții sau întâlniri de club.

Construirea de sarcini recurente

Cu siguranță trebuie să aveți o grămadă de lucruri pe care trebuie să le faceți în fiecare zi sau în fiecare săptămână. Eliminați-le din mintea dvs. adăugându-le în proiectul dvs. Domenii de concentrare recurente(dacă acestea sunt legate de obiective importante pentru dvs.).

De asemenea, vă recomandăm să include zonele de focalizare recurente ca subproiect al acestei săptămâni.

Orice sarcini recurente care fac doar parte din viața ta, dar care nu conduc obiectivele vieții tale, adaugă-le la proiectul Rutine.

Nu uitați să adăugați date scadente la toate acestea și marcați-le ca recurente. În acest fel, vor apărea automat în secțiunile dvs. Astăziși ViitoareTodoist fără ca dvs. să faceți nimic.

Utilizarea Mesajelor primite

În timpul săptămânii, pe măsură ce apar noi probleme cu care trebuie să vă ocupați, aruncați-le în Mesaje primite Todoist.

În acest fel, evitați să vă distrageți atenția și știți că nu veți uita să vă ocupați de aceste sarcini mai târziu, când veți avea timp.

În fiecare săptămână, în același timp, veți rezerva aproximativ 20 până la 30 de minute pentru a vă procesa Mesaje primite . În acest timp, trebuie doar să treceți unul câte unul și să decideți cât de important este să faceți acea sarcină și în ce interval de timp.

De exemplu, știu că vreau să repar pachetul în cele din urmă, dar este totuși Iarnă. Așadar, voi muta acea sarcină la Pe termen lung / În așteptare.

În continuare, știu că trebuie să îmi fac controlul medical anual, dar sunt ocupat luna aceasta și nu va conta cu adevărat dacă aștept până luna viitoare pentru a-l programa. Așadar, o voi muta în proiectul Luna următoare.

În sfârșit, știu că vreau să primesc un articol Online-Tech-Tips.com săptămâna aceasta. Așa că aloc o zi și o oră în timpul săptămânii pe care vreau să o fac.

Apoi, mutați acea sarcină în proiectul Săptămâna asta.

Am putut procesa aceste trei elemente pe care le-am adăugat în Mesaje primite în timpul zilei în aproximativ cinci minute.

Știu că am câștigat Nu-i uitați pentru că sunt acum în sistemul meu ToDoist GTD organizat. Totul este alocat săptămânii și nu trebuie să mă gândesc la nimic, în afară de a lucra din greu la fiecare sarcină când vine în calendarul meu.

Gestionarea acestei săptămâni

Pe măsură ce ajungeți la sfârșitul fiecărei săptămâni, veți observa că proiectul dvs. Săptămâna aceasta va fi în cele din urmă gol de elemente active.

Configurați o oră în fiecare săptămână (de obicei la sfârșitul zilei vineri sau ceva timp în weekend), pentru a muta sarcini din proiectul Săptămâna viitoareîn proiectul dvs. Această săptămână. Alocați datele scadente când faceți acest lucru.

Repetați acest lucru pentru articolele din folderele Această lună, luna următoare și pe termen lung / În așteptare.

Rețineți: nu trebuie să mutați articolul dacă tot nu pare urgent. De asemenea, puteți șterge sarcini pe care ați decis că nu le mai contează.

Nu uitați să rămâneți concentrat

Iată cel mai important principiu care reunește toate acestea și face ca sistemul GTD să funcționeze.

Pentru că petreceți doar mici blocuri de timp procesând toate ideile și sarcinile care sunt aruncate în căsuța de e-mail, rămâneți cu restul timpului pe care l-ați alocat în calendar pentru a efectua efectiv munca.

Acest lucru înseamnă să folosiți doar astăzi și viitoare zonele din Todoist pe parcursul zilei (împreună cu Calendarul dvs.) și lucrând pe parcursul zilei dvs. pentru a termina și încrucișa acele sarcini.

Știți că ați atribuit doar sarcini pe care le puteți realiza într-o singură zi, deoarece Todoist le-a adăugat automat în calendarul dvs. Dacă ziua ta este plină, nu poți atribui mai multe. Când săptămâna ta este plină, nu poți muta nimic altceva în proiectul Săptămâna asta.

GTD funcționează deoarece îți scoate mizeria din cap și în „sistem”. Vă eliberează gândurile, astfel încât să vă puteți concentra mintea asupra sarcinii la îndemână - și să faceți lucrurile terminate.

Postări asemănatoare: