Cum să scrii e-mailuri profesionale în mai puțin de 5 minute
În viața profesională, e-mailul este probabil unul dintre cele mai importante mijloace de comunicare. O faci zilnic și dacă ești ca mine, te înecă în ea.
Sigur, vă puteți dedica o anumită oră sau două pe zi special pentru gestionarea e-mailului. Dar dacă cheltuiți 10 minute sau mai mult pentru fiecare răspuns, e-mailul va prelua în curând întreaga zi - iar anularea notificărilor Gmail nu vă va salva.
De aceea, învățarea scrierii de e-mailuri profesionale care primesc răspunsuri și nu durează mai mult de câteva minute pentru scrierea este esențială. Din fericire, astăzi nu trebuie să fii un mare scriitor sau un guru al productivității pentru a realiza acest lucru. Este vorba doar de găsirea strategiei corecte și a unui set de instrumente pentru a merge cu ea.
Configurarea șabloanelor de e-mail (Răspunsuri conserve)
Crearea de șabloane de e-mail este o modalitate excelentă de a economisi timp pentru cei care deseori primesc aceleași întrebări sau comentarii prin e-mail. Luați o zi pentru a configura răspunsuri conserve și nu va mai trebui să scrieți aceleași răspunsuri de zece ori pe zi. Atât Gmail, cât și Outlook au această caracteristică, care vă va ajuta să economisiți timp și să automatizați e-mailul gratuit.
Iată cum puteți configura șabloane de e-mail profesionale în Gmail în doar câteva clicuri:
După conectarea la contul dvs., faceți clic pe pictograma roată și selectați Setări.
Apoi accesați Advanced>și faceți clic pe Activațilângă opțiunea Șabloane. Derulați în jos în partea de jos a paginii pentru a salva modificările.
6
Acum puteți începe să lucrați la propriile șabloane de e-mail. Introduceți textul pe care doriți să îl salvați într-un e-mail nou. Apoi faceți clic pe trei puncte verticale din partea dreaptă jos și alegeți Șabloanepentru a salva schița ca șablon.
Tu poate crea șabloane pentru răspunsuri care conțin paragrafe lungi, precum și răspunsuri rapide de 2-3 propoziții. Vei fi surprins de cât timp te vor salva în viitor.
E-mailuri de rețea
În cazul în care problema dvs. nu folosește șabloanele de e-mail, ci le creează, dați-le E-mailurilor de rețea o poză. Este un instrument web cu zeci de șabloane de e-mail care vă pot ajuta să vă dezvoltați rețeaua profesională.
Creat de CV-ul redactat, e-mailurile de rețea este o resursă excelentă pentru optimizarea comunicării. Unele exemple de șabloane pe care le oferă includ introducerea rece / caldă, urmărirea unui nerespectator și chiar scrierea de note de mulțumire.
Fiecare șablon vine și cu sfaturi și sugestii utile care vă pot îmbunătăți în continuare comunicarea cu destinatarul.
Puteți utiliza butonul de căutare sau navigați în listă pentru a găsi e-mailul potrivit. Atunci nu mai rămâne decât să îl copiați și să-l lipiți în căsuța de mesaje și să schimbați câteva detalii.
Word Counter Plus
Dacă sunteți cineva care scrie mai mult de 10 e-mailuri pe zi, este esențial să le păstrați pe unele scurte și dulci. Deci, dacă ajungeți adesea cu e-mailuri prea lungi, poate doriți să luați în considerare utilizarea unui instrument de contorizare a cuvintelor pentru a vă opri. O extensie Chrome Word Counter Plus vă poate face treaba.
Evidențiați textul din e-mailul dvs. și obțineți numărul de cuvinte și caractere pe care le-ați folosit într-un singur clic. Apoi, puteți continua să scrieți e-mailul sau să-l înfășurați înainte de a deveni un format din două părți.
DraftMap
Puteți găsi multe instrumente grozave care vă pot ajuta să scrieți mai bine și astfel să reduceți timpul petrecut în redactarea și rescrierea e-mailurilor. DraftMap este unul dintre ele. Gândește-te Gramaticly sau Hemingway, plus că verifică și repetarea inutilă a cuvântului și te ajută să te respecți de un stil de scriere.
Această extensie Chrome vă oferă sugestii în timp real privind scrierea dvs. care sunt codate color. Vă va ajuta să evitați utilizarea vocii pasive, dactilografiile, clicurile, precum și sfaturi despre lizibilitatea e-mailului. Toate sugestiile se bazează pe regulile de scriere ale lui Ernest Hemingway. DraftMap este deosebit de util, deoarece toate procesele se petrec chiar în caseta de compunere a e-mailului. Destinatarul nu va vedea culorile, sugestiile vă sunt vizibile.
E-mailul dvs. ar putea fi mai bun
E-mailul dvs. ar putea fi mai bun este un instrument online conceput pentru a reduce timpul petrecut în gestionarea e-mailurilor, educând pe toată lumea la cele mai bune practici de e-mail.
Când compuneți un e-mail profesional, urmați anumite reguli. Cum ar fi să te asiguri că mesajul tău are o linie de subiect clară sau să lași fișiere atașate inutile. Vei fi surprins de cât de des oamenii respectă aceste reguli, ceea ce rezultă în cele din urmă cu ambele părți care petrec mai mult timp și efort.
E-mailul dvs. ar putea fi mai bun are o listă cu 10 erori comune. Fiecare dintre puncte vine cu o explicație și exemple despre cum să vă îmbunătățiți e-mailul. Acest lucru poate fi util în cazul în care doriți să le spuneți colegilor dvs. despre aceste reguli, dar nu știți cum să îl faceți. Puteți utiliza propriile cuvinte sau le puteți trimite un link către e-mailul dvs. Ar putea fi mai bine pentru a vă ilustra punctul de vedere.
Ne dorim cu toții ca e-mailul nostru să fie complet automatizat și nu necesită deloc atenție. Cu toate că astăzi nu este chiar posibil, fiecare mic ajutor. Indiferent dacă îți reduci lungimea e-mailului sau dacă cronometrezi singur când scrii, după ce ai stabilit anumite reguli, vei observa primele tale îmbunătățiri.
Dacă pur și simplu nu puteți înceta să scrieți e-mailuri care consumă mult timp, poate va fi timpul să renunțați complet la e-mailuri. Încercați să utilizați Managerul de relații cu clienții (CRM) sau În loc să schimbați mesaje cu colegii de serviciu. Dacă nimic altceva, vă va ajuta să petreceți mai puțin timp pe e-mail.
