Cum să utilizați Combinarea corespondenței în Word pentru a crea scrisori, etichete și plicuri

Imbinarea corespondenței este o funcție Microsoft Word care vă ajută să simplificați crearea de scrisori, etichete, plicuri, e-mailuri și un director personalizat. Deoarece îmbinarea corespondenței nu se numără printre cele mai frecvent utilizate funcții MS Word, este posibil ca unii utilizatori să nu știe cum să facă o îmbinare a corespondenței în Word pentru a crea scrisori, etichete și plicuri.

Dacă încercați să economisiți timpul petrecut cu personalizarea manuală a fiecărei litere, etichete sau alte documente, îmbinarea corespondenței poate fi utilă. Chiar dacă nu ați încercat niciodată să creați o scrisoare de îmbinare a corespondenței, procesul este destul de simplu și vă ghidăm prin fiecare pas de mai jos.

Cum să creați scrisori de îmbinare a corespondenței

Microsoft Word are un vrăjitor care te ghidează prin crearea de scrisori de îmbinare a corespondenței. Expertul vă va cere scrisoarea pe care doriți să o utilizați și destinatarii scrisorii pe parcurs, așa că asigurați-vă că aveți o listă de destinatari gata de inserat. Dacă nu, nu mare lucru, puteți adăuga oricând o listă de destinatari manual.

Deschideți un document Word și introduceți mesajul. Omite elementele personalizate (de exemplu, titlu, nume, oraș etc.). Deocamdată, puteți lăsa un spațiu liber unde doriți să inserați aceste elemente, astfel:

Când șablonul dvs. este gata, selectați Mailing-uri>Începe îmbinare corespondență>Asistent pentru îmbinare corespondență pas cu pasdin panglica de sus.

Un nou panou va apărea de-a lungul marginii din dreapta a ferestrei MS Word. Acesta este vrăjitorul care vă va ghida prin proces. Ca prim pas, va trebui să selectați tipul de document la care lucrați. Selectați Litereși alegeți Următorul: documentul de pornire.

Va trebui să alegeți documentul pe care doriți să îl utilizați pentru îmbinarea corespondenței în următorul.
Dacă ați introdus deja conținut pentru scrisoarea dvs., selectați Utilizați documentul curent.
Dacă doriți să utilizați un șablon gata de utilizat, selectați Începeți de la un șablon.După ce ați ales un document de pornire, faceți clic pe Selectați destinatari.

Următorul pas este selectarea destinatarilor. Presupunând că aveți o foaie Excel populată cu datele destinatarului, puteți importa datele selectând opțiunea Utilizați un fișier existentși selectând Răsfoițidin secțiunea ulterioară.

Navigați la foaia care conține lista de destinatari utilizând exploratorul, selectați foaia și selectați Deschide.

Când selectați foaia, veți vedea fereastra Selectați tabel. Selectați tabelele relevante. Asigurați-vă că bifați caseta de lângă textul Primul rând de date conține anteturi de coloanădacă acest lucru este valabil pentru datele dvs. și selectați OK.

În continuare, veți vedea lista de destinatari pe care Word îi va folosi în îmbinare. Dacă totul arată bine, selectați OK.

După ce ați adăugat foaia Excel, selectați Următorul: scrieți scrisoarea.

Acum sunteți gata să adăugați substituenți în scrisoarea dvs. Aduceți cursorul acolo unde doriți să adăugați substituentul și selectați Mai multe articoledin panoul de îmbinare a corespondenței.

Se va deschide caseta de dialog >Inserați câmpul de îmbinare, de unde puteți selecta substituentul relevant și selectați Inserațipentru a-l adăuga la scrisoarea dvs.

După ce ați inserat toate câmpurile de îmbinare, selectați Următorul: previzualizați literele.

Acest lucru vă va afișa o previzualizare a tuturor scrisorilor generate prin îmbinare prin corespondență. Puteți folosi butoanele săgeți din panoul de îmbinare a corespondenței pentru a comuta previzualizarea literelor.

Selectați Următorul: finalizați îmbinarea. În pasul următor, selectați fie Imprimare(dacă doriți să tipăriți toate literele), fie Editați literele individuale>Toate(dacă pentru a îmbina literele într-un singur document).

Cum să creați etichete de îmbinare prin corespondență

Întotdeauna este o idee bună să compilați lista de corespondență ordonată într-o foaie Excel, astfel încât să nu vă simțiți amețiți când aveți nevoie de detaliile de corespondență ale cuiva. Cu toate acestea, dacă doriți să imprimați etichetele, compilația de foi Excel nu o va tăia. În schimb, va trebui să creați etichete de îmbinare a corespondenței pe MS Word.

Dacă aveți deja o foaie Excel cu detalii de corespondență, puteți sări peste pasul următor. Dacă nu, organizați-vă lista de corespondență pe o foaie Excel. Adăugați câteva anteturi (Prenume, Nume, Adresă etc.) și sortați lista.

Treceți la MS Word. Utilizați expertul pentru crearea etichetelor. Deschideți un document gol și selectați Mailing-uri>Selectați îmbinare corespondență>Asistent pentru îmbinare corespondență pas cu pas.

Selectați Eticheteși apoi Următorul: documentul de pornire.

Pe următorul ecran, selectați Modificați aspectul documentului. Apoi, selectați Opțiuni de etichetăpentru a seta numărul produsului și marca etichetei.

După ce selectați OK>, veți vedea etichetele subliniate pe documentul dvs. Dacă nu, accesați Design tabel>Chenaruriși selectați Vedeți grila.

Reveniți la fila Mailing-uridin MS Word și selectați Selectați destinatari>Utilizați o listă existentă.

Navigați la fișierul Excel care conține lista de corespondență. Selectați fișierul și selectați Deschidere.

Veți vedea Selectați tabelul>fereastra. Dacă aveți mai multe foi în registrul de lucru, veți vedea mai multe elemente aici. Selectați-l pe cel care conține lista dvs. de corespondență. Bifați caseta de lângă textul Primul rând de date conține anteturi de coloanăși selectați OK.

MS Word importă lista de corespondență. Selectați Blocarea adresei. Uită-te la previzualizarea din dreapta.

Dacă nu arată așa cum doriți, selectați Potriviți câmpuri.Asigurați-vă că toate detaliile corespund unui antet adecvat din foaia de lucru și selectați OK.

Uitați-vă din nou la previzualizare. Dacă arată bine, selectați OK.

Acum veți vedea <>în etichetă . Accesați Mailings>Actualizați etichetelepentru a adăuga <>la toate etichetele.

Etichetele sunt acum gata pentru a fi îmbinate. Accesați Mailing-uri>Finalizare și îmbinare>Editați documente individuale.

Veți vedea o fereastră mică. Selectați Toateși apoi OK.

Acum veți vedea toate etichetele îmbinate.

Cum se creează plicuri de îmbinare a corespondenței

Crearea plicurilor de îmbinare a corespondenței este în mare parte aceeași cu cea pentru etichete, dar cu câteva modificări.

Din nou, faceți clic pe Mailing-uri>Porniți corespondență>Asistent pentru îmbinare corespondență pas cu pas, dar de data aceasta , selectați Plicuriși apoi selectați Următorul: documentul de porniredin partea de jos.

Veți fi solicitat să selecteze un document de pornire. Selectați Opțiuni plicpentru a selecta dimensiunea plicului și poziția adresei de livrare/retur (consultați pasul următor) și selectați Următorul: Selectați destinatari.

Când selectați Opțiuni plic, veți vedea o fereastră mică. Selectați dimensiunea preferată a plicului și selectați fontul și locația pentru adresa de livrare și de retur.

Următorul pas în vrăjitorul este de a selecta destinatarii. Selectați Utilizați o listă existentă(presupunând că aveți deja o foaie Excel care conține datele destinatarului) și selectați Răsfoițipentru a căuta fișierul.Selectați fișierul relevant și faceți clic pe Următorul: aranjați plicul.

Pe următorul ecran, selectați Blocarea adresei, uitați-vă la previzualizare pentru a vă asigura că pare că doriți și selectați OK.

Acum veți vedea <>apar pe plic.

Selectați Următorul: previzualizați plicurile. Veți vedea aceeași previzualizare pe care ați văzut-o la pasul anterior, dar pe documentul dvs. Puteți utiliza butoanele săgeată din panoul expert pentru a comuta între plicuri.

Plicurile dvs. sunt acum gata pentru a fi îmbinate. Selectați Următorul: finalizați îmbinarea.

În următorul ecran, veți vedea o opțiune pentru a Editați plicuri individuale. Selectați-l, selectați Toatepentru a îmbina toate înregistrările și selectați OK.

Acum veți vedea toate plicurile îmbinate într-un singur document.

Imprimarea în bloc și e-mailurile simplificate

Folosirea îmbinării corespondenței vă poate economisi o mulțime de timp pe care altfel l-ați petrece personalizând scrisorile, etichetele sau plicurile. Totuși, asta nu este tot ce poți face cu MS Word. De asemenea, puteți crea Carduri de felicitări, broșuri și fișe de index.

Imbinarea prin corespondență există de ceva vreme, dar dacă căutați să vă eficientizați procesele, Microsoft Office 2019 a introdus câteva caracteristici îngrijite la care vă recomandăm să vă uitați.

Postări asemănatoare: