Cum să utilizați listele Microsoft (și de ce este minunat)

În timp ce Microsoft avea deja o aplicație Stil de tablă Kanban (Microsoft Planner), listele Microsoft recent lansate îndeplinesc nevoia unui instrument de colaborare cu sarcini mai generale. Să ne uităm la modul în care puteți utiliza listele Microsoft.

Utilizatorii familiarizați cu Microsoft Sharepoint ar observa asemănările cu noua aplicație Lists, deoarece este în esență o versiune actualizată a aceluiași instrument. În timp ce listele Sharepoint au fost în mare parte despre gestionarea datelor și puteau fi accesate prin foi de calcul Excel, listele Microsoft se concentrează mai mult pe colaborare și pot fi vizualizate în mai multe moduri ușor de utilizat.

Ce este Microsoft Lists?

Microsoft Lists este deja descrisă destul de bine prin numele său, dar numărul de produse similare din arsenalul Microsoft încă face lucrurile puțin confuze. Microsoft To-Do vă permite deja să adăugați sarcini la o listă, în timp ce ceva de genul Microsoft Planner funcționează ca un instrument agil de colaborare în echipă. Și apoi există Sharepoint, care vă permite să creați și liste care pot fi partajate.

Microsoft Lists se distinge de aceste aplicații prin interfața sa modernă, suportul pentru mai multe platforme și personalizarea incredibilă. Nu urmărește să înlocuiască aceste instrumente, ci să le completeze și, în acest scop, oferă integrare nativă cu Planner și Sharepoint.

Listele sunt concepute pentru a crea liste multifuncționale de, ei bine, orice, de la sarcini la evenimente din calendar și chiar doar intrări de date. Acest lucru este asociat cu capacitatea de a partaja aceste liste cu Microsoft Teams (din nou, integrate nativ) pentru a discuta și a colabora la orice element din listă.

În esență, Microsoft Lists funcționează ca o alternativă puternică la instrumentele de management de proiect, cum ar fi Trello, pentru echipele care folosesc suita Office 365, astupând o lacună majoră în capacitățile ecosistemului Microsoft.

Utilizarea listelor Microsoft

Deoarece Microsoft Lists este destinat să funcționeze ca un instrument de colaborare general pentru crearea de liste, este conceput pentru a fi multiplatformă. Împreună cu aplicația desktop, puteți descărca aplicația mobilă Lists pe telefoanele Android și iOS, în afară de versiunea web care poate fi accesată prin orice browser.

Face parte din suita Office 365, dar îl puteți folosi și ca previzualizare pentru moment cu orice cont Microsoft, chiar și fără un abonament Office.

Pentru a încerca previzualizarea Microsoft Lists, accesați lists.live.com, care acționează ca aplicație web pentru instrument. Poate fi necesar să vă conectați cu contul Microsoft pentru a obține acces..

Interfața este curată și fără dezordine, cu un buton care iese în evidență în partea de sus: Listă nouă. Faceți clic pe el pentru a crea prima noastră listă.

Aici avem pentru prima dată o privire asupra flexibilității listelor Microsoft. Puteți crea o listă goală, puteți utiliza șabloane gata făcute sau puteți importa un fișier .csv ca listă, similar cu Microsoft Sharepoint. Și, desigur, puteți selecta și un șablon pentru a crea un anumit tip de listă.

Selectarea unui șablon vă oferă, de asemenea, o previzualizare a modului în care va arăta șablonul cu datele completate, după care puteți face clic pe butonul Utilizați șablonulpentru a continua.

Acum introduceți doar un nume pentru listă, împreună cu o descriere opțională, pentru a facilita înțelegerea scopului listei. O culoare și o pictogramă vor fi alese implicit (în funcție de tipul de șablon), dar le puteți modifica și pe acestea dacă doriți. Selectați Creațicând sunteți mulțumit.

Noua listă se va deschide cu toate câmpurile (coloanele) deja existente, gata să accepte date. Puteți adăuga mai multe câmpuri cu butonul Adăugați coloanădin dreapta și rânduri noi cu opțiunea Adăugați un articol noudin stânga.

Categoriile sunt deja configurate cu tipurile de date respective, așa că pentru câmpuri precum data, veți primi un calendar din care să alegeți.

Pur și simplu introduceți toate câmpurile pentru a crea un articol nou, repetând procesul pentru câte intrări doriți să adăugați. După cum este posibil să observați, câmpul Creat deține evidența cine a adăugat elementul, facilitând organizarea în cazul în care mai multe persoane folosesc aceeași listă.

Și asta este tot ce ai nevoie pentru a începe. Acei priceput cu Excel (sau Sharepoint) vor găsi multe caracteristici similare, cum ar fi sortarea datelor într-o coloană sau utilizarea filtrelor pentru a vizualiza o selecție a listei.

Puteți chiar să exportați orice listă ca un fișier CSV sau un fișier Microsoft Power BI cu butonul Export din partea de sus.

Partajarea unei liste

Deoarece întreaga premisă a Microsoft Lists se referă la colaborarea cu alții, să aruncăm o privire la modul în care puteți partaja listele pe care le-ați creat.

Deschideți o listă Microsoft existentă..

Dați clic pe butonul Distribuițidin bara de sus.

Va apărea o fereastră mică, care vă permite să adăugați nume și un mesaj pentru persoanele cărora le partajați lista. Toate acestea sunt opționale, deoarece singurul lucru pe care trebuie să-l faceți este să Copiați linkulși să îl distribuiți membrilor echipei dvs.

În mod implicit, permisiunile pentru linkuri sunt setate pentru a permite oricui are linkul să editeze liste (după conectare), dar puteți modifica și acest lucru. Faceți clic pe butonul Setări de partajaredin partea de sus a acestei ferestre mici (pictograma roată) pentru a vedea toate opțiunile disponibile.

Acum puteți modifica accesul la partajare, de la dezactivarea cerinței de conectare la restricționarea acesteia la persoanele adăugate în organizația dvs. De asemenea, puteți seta o parolă pentru un nivel suplimentar de securitate sau puteți modifica ce fel de permisiuni oferă linkul, limitându-l la vizualizare numai dacă este necesar. Selectați Aplicațicând ați terminat pentru a aduce modificările în vigoare.

Nu vă faceți griji cu privire la greșelile făcute în timpul acestei părți; puteți oricând să utilizați butonul Gestionați accesuldin dreapta sus pentru a modifica permisiunile utilizatorilor pentru orice listă dată.

Pentru a crea o vizualizare nouă, deschideți o listă și faceți clic pe butonul Adăugați o vizualizaredin dreapta (cu pictograma +).

Aici puteți selecta tipul listei și puteți introduce informațiile suplimentare necesare. Galerie și vizualizarea implicită Listă necesită doar un nume, în timp ce Consiliul trebuie să specificați o coloană pentru a organiza lista. Vizualizarea Calendar solicită un aspect (lună sau săptămână) împreună cu datele de începere și de încheiere.

Dați clic pe butonul Creațidupă introducerea informațiilor pentru a crea noua vizualizare pentru dvs.

1. Dacă aveți mai multe vizualizări, deschiderea meniului cu trei puncte din dreapta vă va permite să alegeți dintre ele.

Automatizați sarcinile prin crearea de reguli

O caracteristică esențială a unei aplicații de creare a listelor colaborative este aceea de a putea automatiza anumite sarcini. Din fericire, Microsoft Lists v-a acoperit.

Noi spunem sarcini, deși, deocamdată, singurul lucru pe care îl puteți automatiza sunt notificările. Puteți seta o listă pentru a vă anunța când se fac anumite modificări, permițându-vă să urmăriți modul în care lista este utilizată de echipa dvs.

Pentru a face acest lucru, faceți clic pe butonul Regulidin bara de sus și selectați Creați o regulă.

Va apărea o nouă fereastră, care vă va solicita să selectați tipul de afecțiune pentru care doriți să declanșați o notificare. Selectați pictograma care se potrivește nevoilor dvs.

Introduceți orice alte informații necesare (cum ar fi numele coloanei de urmărit și orice condiții suplimentare) și numele sau adresa de e-mail a persoanei care urmează să fie notificată.

Selectați Creațicând ați terminat pentru a intra în vigoare noua regulă.

Puteți oricând să accesați Reguli>Gestionați regulilepentru a vedea regulile care rulează într-o listă și pentru a le dezactiva printr-un clic.

Merita Microsoft Lists?

Pentru oricine este deja familiarizat cu ecosistemul Office 365, aplicația Microsoft Lists este o modalitate excelentă de a menține totul organizat, indiferent dacă lucrați la el cu o echipă mică sau cu o divizie corporativă completă.

Puteți să creați sarcini, să enumerați evenimentele din calendar și să discutați fiecare articol cu ​​colegii dvs. de echipă. Listele sunt extrem de personalizabile, cu mai multe șabloane pentru a crea lista perfectă pentru cazul dvs. de utilizare, fie că este vorba de integrarea angajaților sau de un instrument de urmărire a cheltuielilor.

Și asta înainte de a intra în integrarea nativă cu alte aplicații Office 365 precum Teams sau Planner, făcându-l instrumentul organizatoric perfect pentru cineva familiarizat cu aplicațiile Microsoft..

Postări asemănatoare: