Cum să programați o întâlnire în Microsoft Outlook

Fie că sunteți nou în Microsoft Outlook sau în scena întâlnirilor, puteți programa întâlniri în doar câteva minute. Selectați sau adăugați participanții dvs., urmăriți cine participă și faceți modificări înainte de data întâlnirii.

Pentru următoarea conferință, lansare sau actualizare, iată cum să programați o întâlnire în Outlook.

Cum să Programați o întâlnire în Outlook

Când doriți să programeaza o intalnire folosind Microsoft Outlook, aveți câteva moduri diferite de a afișa noua fereastră de eveniment. Deschideți Outlook și mergeți la un loc de mai jos.

Din căsuța dvs. de e-mail Outlook

Când vă vizualizați mesajele primite, accesați fila Acasă, deschideți meniul derulant Element noiși alegeți Întâlnire. De asemenea, puteți utiliza comanda rapidă de la tastatură Ctrl+ Shift+ Q.

Doriți să creați o întâlnire dintr-un anumit e-mail în Outlook? Selectați butonul Alte acțiuni(trei puncte) de pe mesaj și alegeți Întâlnire.

Ca alternativă, selectați e-mailul, accesați fila Acasăși alegeți Răspuns la întâlnireîn panglică sau utilizați Ctrl+ Alt+ R.

Din calendarul dvs. Outlook

Dacă vă vedeți Calendarul Outlook, accesați fila Acasăși selectați Întâlnire nouădin panglică. De asemenea, puteți utiliza comanda rapidă de la tastatură Ctrl+ Shift+ Q.

Ca alternativă, alegeți data pe care doriți să o utilizați și faceți clic dreapta pe oră. Selectați Solicitare de întâlnire nouăsau Întâlnire recurentă nouădupă preferința dvs.

Notă: dacă faceți dublu clic pe oră într-o vizualizare calendar, aceasta creează o întâlnire în mod implicit, mai degrabă decât o întâlnire.

Introduceți detaliile întâlnirii

Odată ce noua fereastră de întâlnire se deschide utilizând una dintre metodele de mai sus, puteți adăuga detaliile în orice ordine.

Introduceți titlul, selectați orele de începere și de sfârșit a întâlnirii și, opțional, alegeți fusul orar sau bifați caseta pentru o întâlnire pe tot parcursul zilei. De asemenea, puteți introduce o locație sau un link către o întâlnire online sau puteți utiliza butoanele pentru Locațiesau Găsire sălidacă aveți aceste tipuri de elemente salvate.

De asemenea, puteți face ca întâlnirea să se repete, ceea ce este util pentru întâlnirile pe care intenționați să le aveți în mod regulat. Selectați Faceți recurent(cu excepția cazului în care ați ales o nouă întâlnire recurentă mai sus)..

Apoi, alegeți orele de început și de sfârșit, modelul de recurență și intervalul de recurență. Alegeți OKcând ați terminat pentru a introduce aceste informații în fereastra întâlnirii.

Dacă doriți să ataseaza un fisier, să inserați o imagine, programați o întâlnire Microsoft Teams sau să desenați o ilustrație, utilizați filele suplimentare și opțiunile de panglică din partea de sus.

Cum să adăugați participanți

Asemănător cu crearea întâlnirii în Outlook, aveți mai multe modalități de a adăuga participanți. Puteți include participanții în orice moment în timpul configurării întâlnirii. Pentru a invita participanți după ce programați întâlnirea, mergeți la următoarea secțiune.

Introduceți participanții la întâlnire

Puteți adăuga rapid participanți la întâlnirea dvs. introducând numele sau adresele de e-mail ale acestora lângă Obligatoriu(cei care trebuie să participe) sau Opțional(cei care pot participa) la partea de sus a ferestrei.

Pentru a adăuga participanți din agenda Outlook, selectați butonul Obligatoriusau Opțional.

În fereastra pop-up, alegeți o Agendă de adreseîn partea de sus dacă aveți mai multe. Apoi, selectați o persoană de contact și utilizați butonul Necesarsau Opționaldin partea de jos pentru a-l adăuga la întâlnire.

Alegeți OKși veți vedea persoanele de contact adăugate la solicitarea dvs. de întâlnire.

Utilizați Asistentul de programare

O altă modalitate de a adăuga participanți la întâlnire este să utilizați Asistentul de programare. Această funcție este disponibilă pentru Microsoft 365 și pentru utilizatorii contului Exchange.

Accesați fila Asistent de programareși efectuați una dintre următoarele:

Introduceți numele sau adresele de e-mail sub Toți participanțiidin stânga. Veți observa secțiuni pentru Participant obligatoriuși Participant opțional, așa că asigurați-vă că introduceți numele în zona (zonele) corectă.

Selectați Adăugați participanțidin panglică pentru a alege participanții din agenda dvs.

Când terminați de utilizat Asistentul de programare, selectați fila Întâlnirepentru a reveni la configurarea întâlnirii.

Cum să urmăriți participanții

Pentru a vedea cine a acceptat, refuzat, s-ar putea alătura (provizoriu) sau nu a răspuns solicitării dvs. de întâlnire, accesați Calendarul din Outlook..

Faceți dublu clic pe întâlnire pentru a o deschide și accesați fila Urmărire. Veți vedea fiecare invitat, dacă este obligatoriu sau opțional, și Răspunsul lor la invitația dumneavoastră la întâlnire în partea dreaptă.

Cum să editați întâlnirile existente

Apar tot timpul lucruri care vă pot necesita să schimbați o întâlnire pe care ați programat-o. Ca exemple, vă recomandăm să adăugați sau să eliminați participanți, să schimbați data sau ora sau să includeți un fișier.

Selectați pictograma Calendardin navigarea din stânga și faceți dublu clic pe întâlnire din calendarul dvs. pentru a o deschide.

Puteți adăuga participanți așa cum este descris mai sus, introducând numele sau adresa lor de e-mail, folosind butonul Obligatoriu sau Opțional sau cu Asistentul de programare. De asemenea, puteți elimina un participant ștergându-i numele de lângă câmpul Obligatoriusau Opțional.

Efectuați orice alte modificări la eveniment după cum este necesar și selectați Trimiteți actualizareacând ați terminat.

În funcție de modificările pe care le faceți, este posibil să fiți întrebat dacă doriți să trimiteți actualizări către participanții adăugați, șterse sau tuturor participanților. Alegeți o opțiune pentru a vă trimite actualizarea.

Editări pentru organizatorii care nu fac întâlniri

Dacă nu sunteți proprietarul întâlnirii, dar doriți să actualizați evenimentul adăugând mai mulți participanți, aceasta este o opțiune.

Pentru a adăuga un participant, deschideți întâlnirea în calendarul dvs. și accesați fila Întâlnire. Fie selectați meniul derulant Redirecționațidin secțiunea Acțiuni și alegeți o opțiune de Redirecționare, fie selectați meniul derulant Răspundețiși alegeți Redirecționați.

Alegeți participantul din agenda dvs. sau introduceți numele sau adresa de e-mail a acestuia în câmpul Obligatoriusau Opționalși apăsați pe Trimite.

Organizatorul întâlnirii va primi o notificare că ați redirecționat întâlnirea unei alte persoane și ar trebui să vadă orice alte modificări pe care le-ați făcut.

Notă: dacă organizatorul întâlnirii a dezactivat redirecționarea, nu puteți trimite solicitarea întâlnirii unui alt participant.

Cum să începeți târziu sau Încheiați devreme

Outlook pentru Microsoft 365 oferă o caracteristică convenabilă pentru a începe automat întâlnirile târziu sau a le încheia mai devreme. Acest lucru este util pentru a oferi tuturor câteva minute suplimentare între întâlniri..

Selectați fila Fișierși alegeți Opțiuni. Apoi, alegeți Calendardin stânga ferestrei Opțiuni calendar.

În dreapta, accesați secțiunea Opțiuni calendar și bifați caseta pentru Scurtați întâlnirile și întâlnirile. Utilizați meniul derulant pentru a alege Începe mai devremesau Începe târziu.

1. Selectați OKcând ați terminat. Veți vedea apoi ora de începere sau ora de sfârșit actualizată automat pentru a se adapta la ora selectată atunci când creați o întâlnire nouă.

Pregătește-te de întâlnire

Configurarea unei întâlniri în Outlook este ușor de făcut. Puteți adăuga mai mulți participanți, puteți atașa elemente și puteți face modificări înainte de întâlnire, dacă este necesar.

Acum că știți cum să programați o întâlnire în Outlook, consultați cum să adăugați Zoom la Microsoft Outlook pentru apeluri video.

.

Postări asemănatoare: