Cum să arhivezi e-mailurile în Microsoft Outlook

Dacă aveți e-mailuri de care nu mai aveți nevoie, dar nu doriți neapărat să le ștergeți, le puteți arhiva. În Microsoft Outlook, aveți câteva modalități de a arhiva manual sau automat e-mailurile pentru a le elimina.

Îți vom arăta cum să faci arhivarea e-mailurilor în Outlook pe desktop, pe web și pe dispozitivul tău mobil. Indiferent unde folosești cel mai mult Outlook, poți face loc pentru mesaje noi.

Despre arhivarea e-mailurilor în Outlook

Pentru Microsoft 365, conturi de schimb și Outlook pe web, aveți un folder implicit de arhivă. În cazul conturilor de server de schimb, se pot aplica politici de păstrare. Pentru conturile POP și IMAP, puteți crea un dosar Arhivă.

Folosind un dosar Arhivă, puteți prelua toate e-mailurile pe care le mutați acolo mai târziu, dacă este necesar.

Când mutați elemente în dosarul Arhivă folosind butonul așa cum este descris mai jos, acest lucru nu este reduceți dimensiunea căsuței primite. Dacă vă îngrijorează spațiul, puteți crea un fișier de date Outlook separat (.pst) când utilizați Windows, pe care îl vom explica mai jos.

Arhivați e-mailurile Outlook pe Windows

Puteți arhiva manual e-mailurile în Outlook pe Windows sau puteți utiliza una dintre funcțiile de Arhivare automată disponibile. Aceste caracteristici de arhivare automată pot diferi în funcție de versiunea dvs. de Outlook.

Arhivați manual e-mailurile pe Windows

Puteți arhiva manual unul sau mai multe e-mailuri în câteva moduri diferite pe Windows.

Începeți prin a selecta e-mailurile într-unul dintre următoarele moduri:

Pentru un singur e-mail, pur și simplu selectați-l.

Pentru un grup de e-mailuri adiacente, alegeți primul, țineți apăsat pe Shiftși alegeți ultimul din interval.

Pentru un grup de e-mailuri neadiacente, alegeți unul, țineți apăsat pe Ctrlși alegeți fiecare unul suplimentar.

După ce ați selectat e-mailurile pe care doriți să le arhivați, efectuați una dintre următoarele:

Trageți e-mailurile în dosarul Arhivă.

Alegeți Arhivaredin panglică din fila Acasăsau Mesaj.

Dați clic dreapta și alegeți Arhivă.

Utilizați tasta Backspace.

Arhivați automat e-mailurile pe Windows

Pe Windows, puteți arhiva automat e-mailurile mai vechi efectuând o curățare a cutiei poștale sau configurand Arhivarea automată să ruleze din când în când..

Efectuați o curățare a căsuței primite

Puteți mutați e-mailurile într-un fișier de date Outlook pentru a economisi spațiu și pentru a vă curăța cutia poștală dintr-o singură lovitură.

Selectați Fișier>Informații. Apoi, deschideți meniul Instrumenteși alegeți Curățați elementele vechi.

Alegeți căsuța de e-mail contului de e-mail, folderul și subdosarele pe care doriți să efectuați întreținerea și alegeți o dată în caseta derulantă de mai jos. Opțional, bifați caseta pentru a include e-mailurile „Nu arhivați automat”.

Puteți vedea calea fișierului pentru locația fișierului arhivă, astfel încât să îl puteți accesa cu ușurință mai târziu, dacă este necesar. Aruncă o privire la aceste modalități de a accesați fișierul PST dacă întâmpinați probleme.

Alegeți OKpentru a efectua curățarea.

Configurați arhivarea automată

Pentru a arhiva automat elemente conform unui program, puteți configura opțiunea Arhivare automată.

Selectați Fișier>Opțiuni. Alegeți Avansatîn stânga și Setări de arhivare automatăîn dreapta.

Bifați caseta din partea de sus pentru cât de des doriți să rulați Arhivarea automată și introduceți momentul în casetă. Opțional, puteți bifa caseta de selectare pentru a fi solicitată înainte de a rula.

În secțiunea În timpul arhivării automate, bifați caseta pentru Arhivați sau ștergeți elemente vechi, apoi alegeți vechimea e-mailurilor.

Apoi puteți alege să mutați elementele în fișierul de date Outlook sau să le ștergeți definitiv.

Opțional, selectați butonul pentru a aplica setările tuturor dosarelor și apoi OKpentru a finaliza configurarea. Alegeți OKîn fereastra Opțiuni Outlook pentru a salva modificarea.

Arhivează e-mailurile Outlook pe Mac

Puteți arhiva manual și automat e-mailurile în Outlook pe Mac, deși puțin diferit față de Windows.

Arhivați manual e-mailurile pe Mac

Puteți arhiva manual unul sau mai multe e-mailuri în câteva moduri diferite pe Mac.

Începeți prin a selecta e-mailurile într-unul dintre următoarele moduri:

Pentru un singur e-mail, pur și simplu selectați-l..

Pentru un grup de e-mailuri adiacente, alegeți primul, țineți apăsat pe Shiftși alegeți ultimul din interval.

Pentru un grup de e-mailuri non-adiacente, alegeți unul, țineți apăsat pe Comandăși alegeți fiecare unul suplimentar.

După ce ați selectat e-mailurile pe care doriți să le arhivați, efectuați una dintre următoarele:

Selectați Mesaj>Arhivareîn bara de meniu.

Alegeți Arhivaredin panglică din fila Acasă.

Dați clic dreapta și alegeți Arhivă.

Selectați butonul Arhivare(caseta) din dreapta în căsuța de e-mail.

Utilizați comanda rapidă de la tastatură Control + E.

Arhivați automat e-mailurile pe Mac

Deși nu există o opțiune de arhivare automată în Outlook pe Mac, există o soluție care vi se potrivește. Puteți configura o regulă pentru a arhiva anumite e-mailuri în funcție de dată.

Deschideți Outlook și selectați Outlook>Setăridin bara de meniu.

Alegeți Reguliîn fereastra care apare.

În partea stângă a următorului ecran, alegeți un cont dacă aveți mai multe.

În dreapta, selectați butonul semnul plusdin partea de jos pentru a adăuga o nouă regulă.

1. Pentru acțiune, alegeți Mutați în dosarîn prima casetă derulantă și alegeți Arhivădin lista din dreapta.

Opțional, utilizați semnul plus de lângă Cu excepția cazului în carepentru e-mailuri regula ar trebui evitată sau bifați caseta de mai jos pentru a ignora alte reguli care îndeplinesc aceleași condiții.

Confirmați că caseta Activateste bifată și selectați OKpentru a salva regula..

Arhivați e-mailurile Outlook pe web

Arhivarea e-mailurilor în Outlook pe web este similară cu versiunile desktop.

Arhivați manual e-mailurile pe web

Pentru un singur e-mail, selectați-l sau bifați caseta din stânga.

Pentru un grup de e-mailuri adiacente, alegeți primul, țineți apăsat pe Shiftși alegeți ultimul din interval.

Pentru un grup de e-mailuri neadiacente, alegeți unul, țineți apăsat pe Ctrl(Windows) sau Command(Mac) și alegeți fiecare unul suplimentar.

După ce ați selectat e-mailurile pe care doriți să le arhivați, efectuați una dintre următoarele:

Alegeți Arhivaredin bara de instrumente din fila Acasă.

Dați clic dreapta și alegeți Arhivă.

Selectați butonul Arhivare(caseta) din dreapta în căsuța de e-mail.

Arhivați automat e-mailurile pe web

Ca și pe Mac, în prezent nu există o funcție de arhivare automată în Outlook pe web. În schimb, puteți configura o regulă bazată pe dată.

Selectați pictograma roatădin dreapta sus și alegeți Vizualizați toate setările Outlookîn bara laterală care apare.

În partea stângă, alegeți Poștă, iar în dreapta, alegeți Reguli. Apoi, alegeți Adăugați o nouă regulă.

Dă-ți regulii un nume în partea de sus.

Sub Adăugați o condiție, utilizați lista derulantă pentru a alege Înainte. Apoi, adăugați data în dreapta.

Notă: ca și pe Mac, poate doriți să actualizați această regulă mai târziu pentru a include o nouă dată.

Sub Adăugați o acțiune, utilizați lista derulantă pentru a alege Mutați în. Apoi, selectați Arhivareîn dreapta.

Opțional, selectați Adăugați oexcepțiepentru e-mailurile pe care regula ar trebui să le evite și bifați caseta pentru a opri procesarea mai multor reguli.

Pentru a rula regula imediat în căsuța de e-mail, bifați caseta de selectare pentru Rulați regula acum. Apoi, selectați Salvați.

Arhivați e-mailurile Outlook pe Android și iPhone

Dacă utilizați Outlook pe dispozitivul dvs. Android sau iPhone, puteți arhiva și e-mailurile acolo. În acest moment, nu există o funcție de arhivare automată, dar aveți câteva modalități de a arhiva e-mailurile manual..

Pentru a arhiva un singur e-mail, puteți folosi acțiunea de glisare. Glisați e-mailul de la stânga la dreapta sau invers, conform configurației dvs. și selectați pictograma Arhivă. Ca alternativă, deschideți e-mailul și atingeți pictograma Arhivădin partea de sus.

Pentru a arhiva mai multe e-mailuri în căsuța de e-mail, țineți apăsat un e-mail și veți vedea ecranul de selecție. Alegeți e-mailurile rămase, apoi atingeți pictograma Arhivădin partea de sus (Android) sau de jos (iPhone).

Aveți grijă de acele e-mailuri vechi inutile este ușor în Outlook pe Windows, Mac, web și dispozitivul dvs. mobil. Acum că știți cum să arhivați e-mailurile în Outlook, consultați modalități de a remedia Outlook care nu se deschide.

.

Postări asemănatoare: