Cum să utilizați Microsoft Outlook pentru managementul proiectelor sau al echipei

Există o mulțime de aplicații pentru gestionarea proiectelor și a echipelor, de la Plăci Kanban la aplicații de colaborare. Dacă utilizați deja Microsoft Office, puteți profita de multe funcții încorporate pentru a vă menține organizat și echipa dvs. în Outlook.

Puteți codifica culorile e-mailurilor și puteți transforma mesajele în sarcini atunci când planificați proiectul. Dacă lucrați cu o echipă, puteți crea și atribui sarcini și puteți configura un grup. Pentru a utiliza aceste funcții împreună cu altele, iată câteva sugestii, sfaturi și pași pentru utilizarea Microsoft Outlook ca instrument de gestionare a proiectelor.

Categorizați e-mailurile primite

Una dintre cele mai simple, dar cele mai utile caracteristici pe care le puteți utiliza atunci când gestionați un proiect este codificarea culorilor e-mail-urilor. După ce ați configurat categoriile Outlook, le puteți atribui e-mailurilor, ceea ce le face să iasă în evidență în căsuța dvs. de e-mail. În plus, puteți crea reguli pentru a atribui automat categorii, dacă doriți.

Puteți crea categorii pentru ceea ce are cel mai mult sens. Unele sugestii includ o categorie pentru fiecare proiect, client sau departament.

Accesați fila Acasăa Outlook și deschideți meniul Categorizaredin grupul Etichete. Apoi, alegeți Toate categoriile.

Veți observa mai multe categorii prefabricate care sunt doar culorile ca numele categoriilor. Puteți edita una dintre acestea pentru a utiliza un nume mai semnificativ. Selectați o categorie, alegeți Redenumițiîn partea dreaptă, introduceți noul nume și utilizați Enterpentru a-l salva.

Pentru a crea o categorie nouă, alegeți Noudin dreapta. Introduceți un nume, alegeți o culoare, adăugați opțional o tastă de comandă rapidă și utilizați OKpentru a o salva.

Pentru a atribui o categorie unui e-mail, efectuați una dintre următoarele:

Alegeți Categorizaredin fila Acasăși alegeți-l pe cel pe care doriți să îl utilizați.

Clic dreapta, treceți la Categorizareși alegeți unul din meniul pop-out.

Veți vedea apoi categoria lângă e-mail în căsuța dvs. de e-mail, precum și în partea de sus a mesajului în propria fereastră.

Transformați e-mailurile în sarcini

O modalitate deosebit de utilă de a gestiona un proiect în Outlook este transformarea e-mailurilor în sarcini. Este posibil să primiți o solicitare de actualizare a stării proiectului pentru părțile interesate sau să trimiteți documente unui membru al echipei. Dacă plasați acel mesaj în lista de sarcini, îl veți avea la îndemână pentru a finaliza..

Pentru a transforma rapid un e-mail într-o sarcină, faceți una dintre următoarele:

Faceți clic dreapta pe mesajul din căsuța de e-mail, mergeți în jos la Mutareși alegeți dosarul de activități din meniul pop-out.

În fereastra de mesaj, selectați Mutaredin panglică și utilizați meniul derulant Mutarepentru a alege folderul de activități.

Trageți mesajul din căsuța de e-mail în pictograma Sarcinidin navigarea din stânga.

Pentru opțiuni suplimentare atunci când transformați un e-mail într-o sarcină, puteți utiliza următoarea metodă.

Țineți apăsat butonul din dreapta al mouse-ului în timp ce selectați e-mailul, apoi trageți-l în pictograma Tasksdin stânga și eliberați-l.

Veți vedea opțiuni pentru copierea e-mailului ca sarcină cu text, copierea lui ca sarcină cu e-mailul ca atașament sau mutarea e-mailului ca sarcină cu atașament.

Alege una dintre aceste opțiuni și ești gata. De asemenea, puteți alege Anulațidacă vă răzgândiți.

Apoi, selectați oricând pictograma Sarcini Outlook pentru a vedea lista de sarcini.

Creați și atribuiți sarcini

Pe lângă transformarea e-mailurilor în sarcini de făcut pentru dvs., puteți crea sarcini și le puteți atribui în Outlook. Acest lucru este convenabil dacă decideți să delegați o sarcină în loc să o abordați singur sau dacă doriți să primiți rapoarte de stare pentru sarcină care pot fi trimise cu un clic.

Selectați pictograma Activitățidin stânga sau Elemente noi>Sarcinadin fila Acasăși creați o sarcină nouă așa cum ați face-o de obicei. Ca alternativă, puteți folosi pașii de mai sus pentru a transforma un e-mail într-o sarcină.

Completați toate detaliile sarcinii, inclusiv subiectul, data de începere și scadență, prioritatea și detaliile. Când sunteți gata, accesați fila Sarcinași alegeți Atribuiți sarcinăîn secțiunea Gestionați sarcina a panglicii.

Aceasta reîmprospătează fereastra de activitate pentru a include o linie Către pentru adăugarea persoanei desemnate. Introduceți numele sau adresa lor de e-mail sau folosiți butonul Cătrepentru a le alege din agenda dvs.

.

Opțional, puteți bifa casetele pentru a păstra o copie actualizată a sarcinii în lista dvs. și pentru a primi un raport de stare când sarcina este finalizată.

După ce totul este finalizat, selectați Trimitepentru a trimite sarcina persoanei desemnate.

Când primesc sarcina prin e-mail, pur și simplu o adaugă la propria lor listă de sarcini.

Ei pot folosi câmpurile Stareși Procent finalizatpe sarcină pe măsură ce o avansează și pot selecta Trimite raportul de staredin Sarcinapentru a vă oferi o stare actualizată prin e-mail.

Configurați un grup de contact

Când lucrați cu o echipă, crearea unei liste de distribuție sau un grup de contact, vă economisește timp. În loc să adăugați fiecare membru al echipei la un e-mail, la un eveniment din calendar sau la o sarcină, adăugați pur și simplu grupul.

Selectați pictograma Persoanedin navigarea din stânga.

Accesați fila Acasăși alegeți Grup de contact noudin secțiunea Nou a panglicii.

Introduceți un nume de grup în partea de sus. Apoi, alegeți Adăugați membriîn secțiunea de membri și alegeți Din contactele Outlook, Din agenda de adresesau Nou contact prin e-mail

Cu primele două opțiuni, se deschide o nouă fereastră în care selectați persoana de contact și utilizați butonul Membripentru a le adăuga. Continuați acest proces până când aveți toți membrii și selectați OKpentru a salva.

Veți vedea apoi membrii grupului dvs. listați și puteți adăuga mai mulți dacă este necesar. Selectați Salvați și închidețipentru a finaliza procesul și a salva grupul.

Pentru a utiliza grupul pe care l-ați creat în linia de adresă a unui e-mail sau ca invitați pentru un eveniment, începeți să introduceți numele grupului și alegeți-l din sugestii sau utilizați butonul Pentrupentru a localiza și selectați grupul.

Partajați un calendar

În timp ce puteți configurați un anumit calendar de grup în Outlook, poate doriți pur și simplu să împărtășește-ți propriul calendar. Acest lucru este util pentru un membru al echipei care acționează ca backup sau co-manager pentru proiectele dvs.

Selectați pictograma Calendardin stânga și apoi alegeți calendarul utilizând Panoul Folder..

Accesați fila Acasăși selectați Partajare calendarîn grupul Gestionați calendare. Alegeți calendarul.

În fila Permisiuni, utilizați butonul Adăugațipentru a alege persoana de contact cu care să partajați.

Găsiți persoana de contact, selectați Adăugațiși alegeți OK. Apoi, alegeți fie Pot vizualiza, fie Pot edita, în funcție de permisiunile pe care doriți să le acordați.

Selectați Aplicațiși apoi OKpentru a vă partaja calendarul.

Destinatarul dvs. ar trebui să primească un e-mail în care vă spuneți că îi partajați un calendar. Aceștia pot accepta să vă vadă calendarul în lista de calendare Outlook.

Gestionați-vă folderele

Folderele din Outlook sunt la fel ca cele pe care le utilizați pe computer; vă oferă modalități simple de a vă organiza articolele. Aveți câteva modalități excelente de a gestiona folderele Outlook pentru proiectul sau echipa dvs.

Deschideți Panoul Folderdin partea stângă a căsuței dvs. de e-mail. Puteți extinde apoi un cont, dacă aveți mai multe, pentru a vedea toate dosarele din el.

Creați un nou dosar părinte sau subdosar

Luați în considerare crearea unui folder pentru fiecare proiect sau unul pentru fiecare client sau membru al echipei, pentru a menține totul organizat.

Faceți clic dreapta pe un cont sau un dosar curent, alegeți Folder nouși dați-i un nume.

Ordonați-vă subdosarele

Dacă aveți un dosar părinte cu multe subdosare, îl puteți găsi rapid pe cel de care aveți nevoie, sortându-le. Faceți clic dreapta pe dosarul părinte și selectați Sortează subdosarele de la A la Z.

Adăugați un dosar la Favorite

Secțiunea Favoritese află în partea de sus a panoului folderului. Când restrângeți acel panou, vă puteți vedea Favoritele în bara din stânga. Ambele vă oferă acces rapid la dosarele utilizate frecvent.

Fie faceți clic dreapta pe dosar și alegeți Adăugați la Favoritesau trageți dosarul în secțiunea Preferințe din partea de sus a panoului Folder.

Afișați numărul de articole necitite

Puteți afișa numărul total de elemente necitite pentru un dosar chiar în acel folder în panou. Acest lucru este util dacă trimiteți automat e-mailuri în dosare, deoarece puteți identifica rapid mesaje noi..

Faceți clic dreapta pe dosar și selectați Proprietăți.

Deschideți fila Generalși alegeți Afișați numărul de articole necitite.

Selectați Aplicațiși OKpentru a salva modificarea.

Dacă preferați să vedeți toate articolele, alegeți în schimb Afișați numărul total de articole.

Automatizați acțiunile comune

Așa cum sa menționat mai sus, puteți efectua acțiuni automate în Outlook. Aceasta include mutarea e-mailurilor în dosare, redirecționarea mesajelor și marcarea elementelor cu importanță. Fiecare dintre acestea nu numai că vă poate ajuta să rămâneți la curent cu mesajele primite, ci și proiectul sau echipa dvs.

Creați reguli Outlook

Avem un ghid complet pentru crearea de reguli în Outlook pe Windows, Mac și pe web pe care îl puteți consulta, așa că aici, vom analiza un exemplu care este util pentru managementul proiectelor. Puteți muta automat e-mailurile într-un folder așa cum s-a menționat mai sus. În plus, în loc să creați regula de la zero, o puteți baza pe un e-mail pe care l-ați primit.

Selectați adresa de e-mail și fie faceți clic dreapta, treceți la Reguliși alegeți Creați regulăsau alegeți Reguliîn Acasăfilați și alegeți Creați regulă.

Veți vedea condiții de bază pentru e-mail în partea de sus. Puteți baza regula pe expeditor, subiect sau modul în care este adresată. Alegeți una sau mai multe dintre condițiile pe care doriți să le utilizați.

În zona Efectuați următoarele, bifați caseta pentru Mutați elementul într-un dosar. Apoi, utilizați butonul Selectați folderulpentru a alege folderul.

Selectați OKcând ați terminat și noua regulă este gata de aplicare. Ori de câte ori sosește un e-mail pe baza condițiilor pe care le-ați ales, acesta va fi mutat automat în dosarul ales de dvs.

Creați pași rapidi

Un alt instrument minunat de automatizare din Outlook se numește Pași rapidi. Cu Pași rapidi, puteți efectua o acțiune pe un e-mail cu un singur clic. După cum vă puteți imagina, aceasta este o economie de timp uriașă.

Puteți configura pași rapidi pentru lucruri precum mutarea, clasificarea sau redirecționarea unui e-mail. De exemplu, vom configura un pas rapid pentru a semnala un e-mail pentru urmărire mâine..

Accesați fila Acasăși selectați săgeata Mai multe(săgeata de jos) din caseta Pași rapidi. Alegeți Nou pas rapid>Personalizat.

În caseta Editați pasul rapid, dați-i un nume în partea de sus. Apoi, deschideți meniul derulant Alegeți o acțiuneși alegeți Semnalați mesajul.

În meniul derulant următor, alegeți Mâine. Puteți alege o altă opțiune, cum ar fi Azi sau Săptămâna viitoare sau dacă preferați.

Alegeți Finalizarepentru a salva pasul rapid.

Pentru a utiliza pasul rapid, selectați e-mailul, accesați fila Acasăși alegeți-l în caseta Pași rapidisau faceți clic dreapta, mutați la Pași rapidiși alegeți-l din meniul pop-out.

Atât este tot. Tocmai ați semnalat un e-mail pentru urmărire mâine cu un singur clic.

Sperăm că aceste sugestii vă vor ajuta să vă gestionați următorul proiect nou sau chiar echipa în Outlook. Pentru și mai multe, uitați-vă la cum să adăugați Microsoft Teams la Outlook pentru o modalitate mai simplă de a participa sau de a programa întâlniri.

.

Postări asemănatoare: